Gestão de clínicas médicas: por que ela é essencial?

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Se existem pontos em comum capazes de unir boa parte dos médicos, eles passam por questões óbvias como as exigências intensas durante a formação acadêmica, a necessidade permanente de estudo e de atualização e a rotina cansativa de atendimentos. Mas um deles costuma ser menos evidente, apesar de sua relevância. Trata-se da lacuna de um treinamento específico para a vida empresarial. E isso se reflete em uma questão essencial: a gestão de clínicas médicas, uma demanda que se mostra cada dia mais essencial na vida desses profissionais.

De fato, as faculdades de medicina, por serem geralmente muito focadas na capacitação específica da prática profissional, deixam de lado o treinamento em técnicas e habilidades gerenciais. Mais tarde, porém, diante do que exige o mercado atual, esse déficit se torna evidente.

médicos realizando gestão de clínicas médicas

Atribuições de médico gestor exigem múltiplas habilidades

Assim, com o tempo, os profissionais médicos começam a se dar conta de que suas atribuições vão além de zelar pela saúde dos pacientes. Elas envolvem também ter capacidade de análise, competências para lidar com rotinas empresariais e aptidão para trabalhar com métricas financeiras e planejamento. E se deparar com essa carência justamente quando ela é determinante pode ser frustrante.

Mas vamos por partes. Antes de tudo, perceber que a gestão de clínicas médicas é um ponto central no sucesso de um negócio do ramo é essencial. Obviamente, a competência profissional é outra questão fundamental. Porém, ela precisa andar de mãos dadas com as boas práticas de administração do negócio. É exatamente essa sinergia que vai dar as bases necessárias para o sucesso e o crescimento da empresa.

Isso pode até ser evidente, mas a importância da gestão de clínicas médicas ainda é um assunto que provoca dúvidas e muitas vezes é negligenciado na rotina de empresas do ramo. Por esse motivo, elaboramos este artigo para esclarecer como um negócio do ramo da medicina pode se beneficiar e se destacar no mercado com a ajuda de um gerenciamento adequado.

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Por que a gestão de clínicas médicas é tão importante?

Em primeiro lugar, vamos falar de um mercado cada vez mais competitivo, no qual os profissionais precisam se diferenciar para ganhar destaque. Obviamente, cursos e capacitações na área de especialidade são fundamentais, mas só isso não garante visibilidade. Na verdade, a jornada para garantir relevância no meio médico é multifatorial. Se por um lado a formação sólida é essencial, por outro, ter uma estrutura que dê suporte à excelência técnica é indispensável.

Como a gestão pode ser o grande diferencial da sua clínica?

E é justamente daí que vem a importância da gestão de clínicas médicas. É ela que vai conseguir funcionar como um pilar e dar as condições ideais para que o profissional mostre autoridade, cresça e faça o seu negócio evoluir. Afinal de contas, ao contrário do senso comum, o sucesso não é um patamar onde é possível se acomodar, mas sim uma curva permanente de expansão.

Por isso, uma gestão de clínicas médicas capaz de atender adequadamente todas as necessidades de um negócio do ramo é o principal ponto de partida para quem busca se firmar na área. Entretanto, é importante saber como o gerenciamento eficaz pode beneficiar várias áreas distintas de uma empresa:

Gestão organizacional

Trata-se do conjunto de ações que envolvem o planejamento, a organização, a direção e o controle dos recursos da empresa (humanos, materiais e financeiros). A partir do controle otimizado de todos esses processos, é possível direcioná-los para que, juntos, eles sejam usados da melhor forma e produzam resultados positivos. Com isso, pode-se direcioná-los para que sejam atingidos objetivos e metas estipulados pela empresa da forma mais eficiente.

Assim, o viés organizacional da gestão de clínicas médicas, usado de forma eficaz, é capaz de assegurar a boa performance da empresa. E, a partir do uso racional e planejado das várias forças que integram uma empresa, fica muito mais fácil melhorar o desempenho global do negócio.

Gestão administrativa e financeira

Essa é certamente uma das maiores dificuldades enfrentadas na gestão de clínicas médicas. Pela pouca familiaridade dos profissionais do ramo com regras de contabilidade e métricas específicas, a administração financeira costuma ser um entrave.

Em linhas gerais, ela é responsável por controlar entradas e saídas de dinheiro do negócio. Por isso, é capaz de manejar gastos e indicar se a clínica está dando lucro. Desta forma, é a gestão administrativa e financeira que consegue identificar possíveis deficiências e pontos a serem corrigidos a fim de conter despesas excessivas e apontar ações para melhorar os ganhos. Com isso, graças à ajuda dela, é possível incrementar a lucratividade.

Gestão de marketing

Com a ajuda dela, atua-se em duas frentes: na identificação do seu público e na potencialidade dele e na forma de contemplá-lo. Com isso, é otimizada a satisfação dos seus clientes com foco na geração de novas oportunidades e na melhora do faturamento.

Quando se trata de uma clínica, também é preciso pensar no cuidado e no bem-estar do paciente. E embora o marketing na área médica seja algo relativamente novo, ele já se estabeleceu no ramo. Assim, usá-lo como uma ferramenta capaz de tonar a empresa mais competitiva e impulsioná-la no mercado é indispensável nos dias de hoje.

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Como Implementar Melhorias na Gestão da sua Clínica?

A gestão de clínicas médicas está em constante evolução, impulsionada pela necessidade de melhorar a qualidade do atendimento ao paciente e a eficiência operacional. Para gestores que buscam otimizar a gestão de suas clínicas, é essencial entender por onde começar e quais fatores considerar, especialmente ao escolher ferramentas de gestão. Aqui estão algumas dicas práticas e passos iniciais para orientar esse processo:

  1. Avaliação das Necessidades Atuais: O primeiro passo na implementação de melhorias é realizar uma avaliação completa das operações atuais da clínica. Identifique áreas que necessitam de aprimoramento, como agendamento de consultas, gestão de prontuários, processos financeiros ou comunicação com pacientes. Pergunte-se: “Quais são os principais gargalos que enfrentamos?” e “Onde podemos melhorar a experiência do paciente?”

  1. Definição de Objetivos: Após a avaliação, estabeleça objetivos claros para a gestão da clínica. Isso pode incluir reduzir o tempo de espera dos pacientes, melhorar a precisão dos registros médicos ou aumentar a eficiência administrativa. Objetivos bem definidos fornecem uma direção clara para as melhorias e ajudam a mensurar o sucesso.

  1. Pesquisa e Seleção de Ferramentas de Gestão: Com os objetivos em mente, pesquise ferramentas de gestão que possam ajudar a alcançá-los. Considere fatores como:

  • Funcionalidades: A ferramenta oferece os recursos necessários? Ela se adapta às necessidades específicas da clínica?
  • Usabilidade: É fácil de usar para todos os membros da equipe?
  • Integração: Ela se integra bem com outros sistemas em uso na clínica?
  • Custo-Benefício: O investimento na ferramenta justifica os benefícios esperados?
  • Suporte e Treinamento: A empresa fornecedora oferece suporte adequado e treinamento para a equipe?

  1. Planejamento e Implementação Gradual: Após selecionar as ferramentas apropriadas, crie um plano de implementação. É recomendável uma abordagem gradual para evitar interrupções significativas nas operações diárias. Defina um cronograma realista e garanta que toda a equipe esteja alinhada e treinada para usar as novas ferramentas.

  1. Monitoramento e Ajustes: Uma vez implementadas as novas ferramentas e processos, é crucial monitorar seu desempenho e impacto. Colete feedback da equipe e dos pacientes para identificar áreas que ainda necessitam de ajustes. Pergunte-se: “Estamos alcançando os objetivos definidos?” e “Como podemos melhorar ainda mais?”

  1. Cultura de Melhoria Contínua: Por fim, estabeleça uma cultura de melhoria contínua na sua clínica. Encoraje a equipe a compartilhar ideias e feedbacks regularmente. Mantenha-se atualizado com as tendências e inovações na gestão de clínicas médicas para garantir que sua clínica permaneça eficiente e competitiva.

Implementando esses passos, os gestores de clínicas médicas podem não apenas otimizar suas operações, mas também elevar a qualidade do atendimento ao paciente e a satisfação da equipe. A escolha de ferramentas de gestão adequadas é crucial nesse processo, pois elas são o alicerce sobre o qual a eficiência operacional e a excelência no atendimento são construídas.

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  • Agenda Médica: Organize as consultas de forma eficiente, reduzindo o tempo de espera dos pacientes e otimizando o fluxo de trabalho da clínica.

  • Gestão Financeira Integrada: Controle o fluxo de caixa, gerencie pagamentos e recebimentos com facilidade, proporcionando uma visão clara da saúde financeira da sua clínica.

  • Relatórios Personalizáveis: Acesse relatórios detalhados para tomar decisões baseadas em dados, melhorando a gestão e o planejamento estratégico.

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Felipe Ravanello
Sócio fundador e Diretor de Negócios e Crescimento da GestãoDS, sistema de gestão para clínicas e consultórios médicos com mais de 10 mil usuários ativos em todo o país. É mestre em Administração pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Host do podcast Prontuário de Gestão.