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O desenvolvimento tecnológico oferece às organizações diversas facilidades que impactam diretamente nos seus resultados. Um exemplo dessa facilidade é a automatização de processos que antes eram feitos manualmente e, com o auxílio de softwares, hoje promove uma melhora no fluxo de trabalho e, consequentemente, na produtividade.

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Este artigo abordará a respeito da importância da automatização de processos, dando dicas de como implantá-la em uma clínica. Veja a seguir.

O que é automatização de processos na clínica?

A automatização de processos diz respeito ao ato de tornar automáticos trabalhos que antigamente eram realizados de maneira manual. Essa facilidade foi propiciada pelo avanço tecnológico e promove o aumento de produtividade e redução de custos.

No contexto das clínicas, em que muitas atividades são de natureza burocrática e repetitiva, — como agendamento de consultas, preenchimento de guias, elaboração de relatórios — essa possibilidade surge como um facilitador para os colaboradores, que poderão utilizar o tempo economizado em tarefas que exigem mais capacidade estratégica.

Quais são os benefícios da automatização de processos?

Existem inúmeras vantagens em se valer da tecnologia para tornar automáticos processos que costumam levar algum tempo para serem realizados. A seguir, veremos algumas delas. Veja.

  • Otimização do tempo;
  • Facilidade no acesso à informação;
  • Redução de custos;
  • Gestão assertiva;
  • Padronização do trabalho;
  • Redução de erros;
  • Melhora da imagem da organização, uma vez que o trabalho realizado fica mais dinâmico e eficaz.

Como aplicar a automatização de processos na clínica?

Agora que sabemos o conceito e importância da automatização de processos, citaremos alguns exemplos de como aplicá-la na rotina de trabalho de uma clínica. Confira!

Agendamento de consultas

O agendamento é uma parte fundamental das atividades de uma clínica e dela dependem inúmeras outras, como a própria consulta, por exemplo. Então, é fundamental que os agendamentos sejam realizados de modo rápido, sem dificuldades e, sobretudo, sem falhas, já que isso pode comprometer a fluidez dos atendimentos.

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Nesse sentido, a automatização pode ser uma ótima alternativa, já que oferece aos clientes mais liberdade — uma vez que não precisam se submeter aos horários comerciais, para realizarem a marcação — bastando que acessem o ambiente online e marcar uma data. Essa sistemática também facilita o trabalho dos colaboradores que poderão se dedicar a tarefas de maior complexidade.

Confirmação de consultas

O processo de confirmação de consulta também é muito importante em uma clínica, pois, caso haja desistência, poderá ser realizado uma reorganização de horários ou remanejamentos nos atendimentos. E, o que antes era realizado por meio de telefonemas, hoje pode ser confirmado por meio de uma mensagem de texto pelo celular, por exemplo.

Essa prática reduz significativamente o tempo gasto nessa ação e pode ser realizado por meio de softwares específicos, que enviam mensagens para o e-mail, Whatsapp ou número de celular (SMS) do paciente.

Preenchimento da ficha cadastral

Antes, o preenchimento de ficha cadastral era um dos trabalhos realizados manualmente e que levavam tempo e disposição dos funcionários e pacientes. Com a automatização, esses dados já ficam gravados no sistema da clínica, bastando preenchê-los uma única vez e, no retorno do paciente, acessá-los novamente.

Além dessa facilidade, o local físico da clínica passa a ser melhor aproveitado, pois deixam de existir grandes arquivos com acúmulo de papéis.

Prontuário eletrônico

Além dos dados pessoais do paciente, é preciso também armazenas as informações técnicas referente ao seu quadro de saúde, que também é facilitado pela automatização. Quando realizado de maneira manual, o preenchimento do prontuário acaba tomando muito tempo da consulta apenas em tarefas burocráticas.

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Desse modo, contar com um software que forneça o prontuário eletrônico, facilitará o trabalho da equipe médica e o tempo da consulta será focada no paciente e seu estado de saúde.

A automatização de processos em uma clínica atua não apenas como algo que facilitará as atividades, mas, sobretudo, como um instrumento de otimização de tempo e custos, que se refletirá nos resultados e na satisfação dos pacientes.

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