agenda

Um sistema de agendamentos nas clínicas e consultórios médicos contribui para a organização dos profissionais.

Isso porque o sistema possibilita atender os pacientes com qualidade. Para as pessoas que procuram os serviços de saúde, os agendamentos proporcionam mais comodidade em suas rotinas.

Assim, investir em um sistema de agendamento online para a clínica é muito importante, mas é necessário saber que a ação é mais do que modernizar o processo e substituir o papel. 

Optar por um sistema online promove processos mais automatizados e um melhor controle de espera, atendimento e agenda, melhorando as consultas e conquistando novos clientes para ter mais oportunidades de crescimento.

sistema de agendamento online

Sistemas que impedem o crescimento da clínica

Durante muito tempo, os processos de agendamento de consultas e procedimentos nas clínicas eram feitos com papel e caneta. Independentemente do tamanho da clínica, esse era um sistema que, aparentemente, funcionava muito bem.

Contudo, é uma ação que demanda mais tempo e até espaço para armazenamento, afinal, mais de um profissional pode trabalhar na clínica. Além disso, os papéis são mais sensíveis a perdas e riscos.

Fazer mudanças é sempre um desafio, pois exige adaptação por parte de todos, líderes e colaboradores. Por isso os proprietários podem ter dúvidas se realmente vale a pena investir na implementação da tecnologia. 

Contudo, a otimização dos processos após o devido treinamento é um importante aliado e fator a ser levado em consideração.

No sistema tradicional, os funcionários da recepção precisam olhar muitas vezes a agenda. Esse processo leva tempo, está sujeito a falhas e pode gerar limitações para a clínica, algo que afeta os lucros.

A tecnologia pode ajudar neste processo, transformando o agendamento que era feito em papel em algo que pode ser feito online, de modo simples e rápido, inclusive pelo próprio paciente.

Como utilizar um sistema de agendamento online?

Um gerenciamento de sucesso exige o uso de ferramentas de qualidade, colaboradores bem treinados e processos organizados. Essa dica vale para gestão de clínicas, gestão condominial, escritórios diversos e para os mais diferentes segmentos.

Com algumas dicas, os profissionais podem organizar melhor a agenda, ter mais pacientes e ganhos interessantes na clínica.

  1. Escolha uma agenda online

As rasuras na agenda de papel para o cancelamento ou mudança de horário era algo muito comum no dia a dia da recepção de uma clínica. Este ato de rasurar pode ser simples, mas gera muita confusão ao visualizar a agenda.

Ao escolher uma agenda online, o processo de alteração de datas e horários se torna mais simples, podendo ser feito em poucos cliques. 

Outra possibilidade é a marcação de consultas e procedimentos de forma personalizada, considerando histórico, horários, datas, etiquetas e até cores distintas por especialidade, por exemplo.

Além disso, algumas agendas oferecem o diferencial de lista de espera e a de pacientes do dia, com visualização diária, semanal e mensal.

Com essa opção de visualização, os profissionais da recepção entendem melhor quais atendimentos são primeiras consultas e retornos, conseguem ajustar encaixes e desmarcações e até verificar se os profissionais estão em consulta com mais praticidade.

Essa facilidade ao usar uma agenda online é uma mudança que pode ser incorporada na clínica. 

Inclusive, dependendo da plataforma adotada, o gerenciamento financeiro e fiscal também pode ser otimizado, integrando ao escritório contábil responsável pelo gerenciamento do espaço e possibilitando uma melhor administração das consultas, valores e crescimento do consultório.

  1. Disponibilize o agendamento pela internet

O agendamento online proporciona aos pacientes a marcação das consultas e procedimentos a qualquer hora ou lugar.

Como o processo de marcação online não depende de uma pessoa exclusiva para funcionar, e as consultas podem ser marcadas mesmo quando os recepcionistas estão de férias ou a clínica está fechada, os custos são reduzidos e a praticidade é mantida nos agendamentos.

Isso ocorre porque o próprio paciente sinaliza dias e horários de interesse conforme a disponibilidade indicada no site e, posteriormente, é possível apenas dar o aceite nas solicitações. 

Para que isso ocorra da melhor forma, é crucial integrar mensagens de confirmação na plataforma e as datas disponíveis dos profissionais com as exibidas no site.

Para que o processo de agendamento ocorra com eficiência, os médicos podem recorrer a diferentes ferramentas de automação e agendamento.

Por exemplo, é possível criar um perfil no AgendarConsulta, o que é bastante simples, conectando a clínica e os profissionais aos pacientes. 

No entanto, também é possível verificar softwares dedicados a esse tipo de serviço, ou mesmo solicitar o desenvolvimento de uma plataforma própria.

Diversos aplicativos desse tipo também são disponibilizados, permitindo que as informações fiquem visíveis para os profissionais da clínica.

Ao recorrer a essas agendas integradas, os profissionais melhoram a organização das consultas, deixando os pacientes mais satisfeitos, além de manter os compromissos mais centralizados – reduzindo ausências.

  1. Envie lembretes de consulta

Já parou para pensar no tempo que os recepcionistas perdem ao ligar para todos os pacientes para confirmar as consultas?

Com o acesso à internet, o número de envio de mensagens aumentou e as ligações diminuíram. 

Os pacientes estão cada vez mais acostumados a receberem lembretes das consultas ao invés de ligações.

Esta opção de enviar mensagens ajuda a reduzir os índices de faltas, facilitando o gerenciamento da agenda da clínica, mantendo a agenda sempre atualizada, mas de forma mais ágil.

O envio dos lembretes pode ser feito pelo Whatsapp, SMS ou email, no caso de pessoas físicas.

Já em casos de ações em parceria com assessoria contábil ou outras empresas, é possível avaliar com o RH a melhor forma de confirmação antes de configurar a ferramenta de automação. Já se for apenas conveniado para atendimento, é possível manter os lembretes padrão.

  1. Determine e respeite os intervalos entre os agendamentos

Um problema muito comum na gestão de agenda da clínica é a falta de intervalos entre os agendamentos.

Por mais que os recepcionistas tenham conhecimento sobre o tempo de cada consulta e procedimento, imprevistos podem acontecer,algumas conversas com os pacientes podem ser mais longas e urgências podem surgir.

Além disso, é preciso que o profissional se prepare para a próxima consulta e, em determinadas especialidades, uma higienização da sala pode ser necessária.

Sendo assim, deixar um espaço de 5 a 15 minutos entre cada consulta é o modo de evitar atrasos, transtornos e reclamações por parte dos pacientes, entre outros fatores.

Este é um detalhe simples, mas que faz toda a diferença na organização da agenda, assim como a distribuição de brindes personalizados para os pacientes.

  1. Elabore relatórios sobre faltas e atendimentos dos pacientes 

Quanto tempo costuma durar as consultas? E os retornos?

Para conseguir identificar um padrão de comportamento dos pacientes, os profissionais precisam elaborar relatórios e avaliar as especificidades de cada modelo de atendimento, inclusive se procedimentos diversos forem feitos. 

Com o software de agendamento, a elaboração de relatório é feita automaticamente.

O cálculo do tempo de cada consulta e uma média diária e ou mensal, por exemplo, permite a identificação de padrões e do tempo despendido nas sessões. Assim é possível separar um tempo mínimo na agenda e ter mais organização entre uma consulta e outra.

O relatório também permite identificar quantos pacientes faltam para ser atendidos, o tempo de espera geral, índice de ausências, entre outros dados importantes para o gerenciamento da clínica.

Esta e outras informações ajudam a manter a agenda sempre alinhada ao tempo dos médicos, proporcionando um bom atendimento aos pacientes.

Assim, os relatórios e laudos técnicos são muito importantes e ajudam na organização, estruturação e adequação da clínica como um todo.

As vantagens de um sistema de agendamento online

Os investimentos em softwares de agendamento online e automação para a clínica proporcionam os seguintes ganhos:

Agenda mais organizada

Um bom sistema de agendamento permite gerenciar filas de espera, limitar o número de consultas por horários e datas, além de contar com outras funcionalidades que facilitam o agendamento e a organização da clínica.

Otimização de espaço

Quanto maior o número de médicos na clínica, mais agendas para organizar. 

Neste caso, substituir a agenda de papel por um sistema de agendamento é uma forma de aproveitar melhor o espaço físico da clínica, sem que isso resulte em aumentar o armazenamento de computadores. Afinal, os softwares podem ser disponibilizados em nuvem.

Agilidade no atendimento

Ao optar por um sistema digital, o processo de marcação de consultas fica mais simples e rápido, graças às ferramentas disponíveis. 

Isto proporciona uma boa impressão da clínica para os pacientes e ajuda na produtividade dos colaboradores, permitindo um melhor acompanhamento da rotina por todos.

Redução no número de faltas dos pacientes

A possibilidade de enviar lembretes aos pacientes via SMS, e-mail e Whatsapp é uma grande vantagem para reduzir o número de faltas, pois com a confirmação da presença, fica mais fácil organizar a agenda e lembrar o paciente de que a consulta está chegando. Lembre-se que com a rotina agitada, esquecimentos podem ocorrer.

Facilita o processo de novos cadastros

Usar um sistema digital facilita o processo de cadastro de novos pacientes. 

Ao optar por um software para agendamento e mini robô para chats, os colaboradores podem economizar tempo e se dedicar a outras atividades. Com isso, o atendimento aos pacientes será de excelência.

Além disso, todo gerenciamento e integração, inclusive de redes de clínicas, passam a ser feitas por dispositivos móveis, possibilitando que os profissionais tenham um registro mais claro das demandas dos pacientes.

Melhorias na gestão da clínica

Os dados relacionados ao processo de agendamento são muito importantes para o gerenciamento da clínica. 

Sendo assim, usar o software de agendamento é uma maneira de tornar a marcação de consultas e procedimentos mais fácil e rápido para a clínica e pacientes, além de obter relatórios com dados importantes que ajudam na gestão.

A relevância do agendamento online para os pacientes

O agendamento online permite que as pessoas possam marcar suas consultas a qualquer momento, já que o sistema funciona 24h por dia. Este processo melhora a experiência e aumenta as chances de fidelização dos pacientes.

Um atendimento personalizado faz a diferença, deixando os pacientes mais felizes, e isso pode aumentar a vontade de voltar na consulta com o médico, além de impactar na confiança.

Ao facilitar a marcação de consultas com um sistema de agendamento e ter uma presença online, como perfis em mídias, a clínica consegue se destacar perante a concorrência e estar no mesmo ambiente que os potenciais pacientes, estreitando a relação e facilitando os processos de marcação.

Outro ponto interessante é ter recursos que ajudam na experiência das pessoas na clínica. 

Afinal, assim como a instalação de um elevador residencial facilita a locomoção e promove comodidade dentro do consultório, o agendamento online permite um controle do próprio paciente sobre as melhores datas para a consulta e até o tempo de espera estimado para o atendimento, conforme a plataforma contratada.

Desse modo, os principais benefícios do agendamento online para a jornada do paciente são:

  • Qualidade nos atendimentos;
  • Redução de filas de espera;
  • Possibilita que recepcionistas estejam disponíveis para ajudar os pacientes;
  • Permite o envio de lembretes para procedimentos e consultas;
  • Traz comodidade, modernidade e praticidade ao agendamento das consultas.

Com tantos benefícios, pesquisar as opções de sistemas de agendamento é o modo de conseguir manter a clínica em ordem e atender as necessidades específicas do espaço.

Além disso, dedicar tempo para uma manutenção do sistema é muito importante para a organização da agenda. Manutenções são importantes nos computadores e na parte elétrica que pode necessitar, por exemplo, de uma troca da cordoalha de aço.

Portanto, utilizar um sistema de agendamento online para a clínica e manter a estrutura do local em ordem possibilita otimizar tempo, proporcionar mais praticidade para os colaboradores e pacientes, e tornar um processo complexo em algo mais simples para todos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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