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Pouco importa a situação. Seja um consultório recém-montado, uma modernização ou a expansão de uma clínica para agregar mais profissionais e melhorar os serviços para os pacientes. Entre os muitos detalhes que precisam ser levados em conta, um merece atenção especial: o software médico a ser usado. É ele que vai fazer a maior parte do “trabalho invisível”, porém essencial para garantir alguns dos pontos mais importantes do negócio.

Da gestão à agenda dos profissionais, dos prontuários à marcação de consultas on-line e gerenciamento de agenda. Praticamente tudo que faz parte do dia a dia de uma clínica ou consultório fica sob a responsabilidade do software médico escolhido. Por essa razão, trata-se de uma escolha primordial. Mas o que é preciso levar em consideração na hora da escolher uma plataforma para informatizar clínicas e consultórios?

software médico

O que procurar na hora de escolher o melhor software médico

Diante desse questionamento, que costuma gerar insegurança e envolver muitas dúvidas, montamos um roteiro com 6 pontos a serem levados em conta ao analisar as opções de softwares médicos disponíveis no mercado. Afinal, trata-se de uma ferramenta que precisa atender a todas as demandas específicas de clínicas e consultórios e, por isso, tem uma série de particularidades. Além disso, uma escolha cuidadosa e bem feita evita problemas posteriores e afasta contratempos.

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Suporte e facilidade de uso

Ter à disposição um time de especialistas para ajudar quando surge um problema ou uma dúvida é atualmente um dos maiores diferenciais para qualquer serviço. Esse ponto é a principal garantia de que não vão surgir dores de cabeça e evita contrariedades e perda de tempo. Quem nunca precisou (e se frustrou) com um serviço de pós-venda que atire a primeira pedra.

Por isso, contar com a segurança de uma equipe 100% empenhada em ajudar e resolver qualquer questão relacionada ao software médico é um dos tópicos que precisam ser observados de perto ao escolher um sistema de gestão para clínicas e consultórios.

Além dessa relação de confiança e de saber que há sempre alguém na retaguarda para prestar auxílio, também é preciso observar a usabilidade. Garantir a facilidade de operação de um sistema é o maior dos desafios na hora de criar esse tipo de produto, portanto atente para este ponto. De nada adianta ter à mão várias funcionalidade se elas são complicadas e difíceis de usar. Aqui a regra é a intuitividade, ou seja, a facilidade para o usuário é tanta que ele mesmo vai aprendendo a operar e a usar outras funcionalidades.

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Ferramentas de automação

Imagine substituir a necessidade de ligações telefônicas, anotações à mão e uma pessoa sempre disponível para atender seus pacientes para fazer a marcação de consultas. Um sistema que oferece o agendamento on-line faz isso e muito mais para facilitar a sua rotina. Basta que o paciente acesse um link disponibilizado em seu site ou redes sociais para que ele mesmo escolha um horário disponível. Além disso, um software médico alinhado às necessidades atuais de clínicas e consultórios também precisa oferecer a confirmação automática de consultas.

Desta forma, você oferece muito mais praticidade aos pacientes, que conseguem fazer o agendamento em minutos, e também otimiza as tarefas da sua equipe. Outra grande vantagem da marcação via internet é a agenda atualizada e organizada em tempo real.

De quebra, o cadastro inicial feito pelo paciente já passa a constar no sistema e no prontuário, facilitando essa etapa. Assim, já não é mais preciso preencher vários campos com informações sobre nome, endereço e contatos quando ele comparece ao consultório.

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Funções administrativas adaptadas à realidade de clínicas e consultórios

As possibilidades viabilizadas pela tecnologia são praticamente infinitas e aplicáveis a muitas situações distintas. Na realidade de uma empresa de serviços médicos, isso fica bem evidente. Graças ao auxílio de ferramentas oferecidas por uma boa plataforma de gestão, ganha-se não só em agilidade, mas em praticidade e economia de tempo e de recursos. Além disso, um sistema integrado com funcionalidades administrativas permite a gestão das finanças da empresa de uma forma extremamente simples. Na situação específica de médicos, que não costumam ter muita familiaridade com o tema, isso pode ser um diferencial e tanto.

Assim, entre os muitos benefícios de um sistema de gestão de clínicas e consultórios, estão a otimização do uso de recursos do negócio. Outra funcionalidade extremamente útil, se não essencial em software médico, é a geração de planilhas e relatórios. Eles permitem a visualização rápida e objetiva de parâmetros e indicadores capazes de mostrar o estado atual da empresa e de guiar decisões e estratégias sem a necessidade de ajuda especializada.

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Funcionalidades de marketing médico

A automação de ações de marketing no consultório é uma das maneiras mais eficazes e baratas de aumentar o número de pacientes e de mantê-los sempre por perto – a chama da fidelização, ponto importantíssimo no ramo da medicina. Essa, aliás, é uma das formas mais simples e efetivas de se alavancar não só o negócio, mas a carreira de um médico.

Mas como isso funciona na prática? Com a ajuda de um sistema de gestão que ofereça ferramentas de marketing, é possível observar o comportamento do público e segmentá-lo. A partir disso, podem ser criadas ações personalizadas e direcionadas. Assim, manter uma comunicação frequente e relevante com seus pacientes é muito mais fácil do que você imagina.

Outra das muitas aplicações do marketing no dia a dia de uma clínica ou consultório é fornecer a clientes em potencial informações para estimular a aproximação, criar confiança e mostrar credibilidade. O objetivo é fazer esse público saber que você oferece serviços nos quais ele está interessado e estimulá-lo a se informar mais sobre o que ele procura. Desta forma, quando o momento da decisão chegar, é muito mais provável que ele opte por você, com quem já criou uma relação.

É nesse processo que a automação de marketing age a partir do mapeamento dessa potencial clientela. A partir disso, é possível planejar o conteúdo mais adequado e assertivo para guiar esses possíveis futuros pacientes, fazendo com que eles cheguem até você.

Prontuário eletrônico personalizável

Acessar as informações completas dos pacientes de forma rápida e fácil é uma das maiores facilidades com a qual os médicos podem contar no dia a dia. Além de abolir as fichas em papel, o prontuário eletrônico permite o armazenamento de uma grade quantidade de dados, desde o histórico médico até resultados de exames de imagem e prescrições, que podem facilmente ser repetidas quando necessário sem um novo preenchimento.

A possibilidade de personalizar a aparência, a disposição e os campos do prontuário é outro grande diferencial para simplificar a rotina do consultório. Graças a essa funcionalidade, o médico escolhe a melhor forma de manter esses dados de acordo com suas necessidades.

Assim, tanto o preenchimento quanto a visualização das informações se tornam mais ágeis. Outro fator essencial é contar com as garantias do prontuário eletrônico com relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e suas exigências para o tratamento de informações pessoais dos pacientes. Desta forma, você de despreocupa com mais essa formalidade e pode dedicar seu tempo inteiramente a oferecer um serviço de excelência.

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Software médico em consonância com a LGPD

Para além de todas as funcionalidades que vão garantir a eficiência do prontuário eletrônico, um ponto fundamental é a segurança do armazenamento dessas informações sensíveis. Por esse motivo, escolher um software que ofereça o que há de mais atual na área de proteção de dados é a única forma de se cercar de todos os cuidados para evitar problemas sérios no futuro.

Vigorando desde 2021, o dispositivo legal determina exigências rígidas para o armazenamento e tratamento de informações pessoais. O descumprimento das regras impõe ao infrator multas extremamente pesadas.

Entre as punições, estão desde advertências até multas que podem chegar a 2% do faturamento bruto anual da empresa por cada infração cometida.

Todas essas funcionalidades essenciais de um software médico fazem parte do Gestão DS, uma plataforma especialmente desenhada para atender em 360º às necessidade de clínicas e consultórios das mais diversas especialidades. Confira todos os nossos planos e as funcionalidades que vão levar você e o seu consultório a um nível de excelência.

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