Está pensando em adquirir uma plataforma de gestão médica, mas não sabe se sua secretária vai se adaptar à rotina? Na GestãoDS, isso não é um problema! O sistema foi desenvolvido para simplificar a rotina da clínica, permitindo que as secretárias aprendam rapidamente a configurar e utilizar as principais ferramentas no dia a dia.
A secretária tem um papel fundamental no atendimento e em toda a jornada do paciente. É essa profissional quem acolhe o paciente no primeiro contato, organiza cadastros, gerencia a agenda do médico, responde mensagens, acompanha o pós-atendimento, entre outras atividades.
Braço direito do médico(a), a secretária é a ponte entre a clínica e o paciente e por isso precisa de um sistema que facilite a sua rotina e consequentemente a do médico.
“Fizemos um levantamento e mais de 80% das informações adicionadas no software são inseridas pela secretária” – Felipe Ravanello, sócio-fundador e diretor de negócios e crescimento da GestãoDS.
Esse dado só evidencia a importância de oferecer um sistema que seja intuitivo, organizado e fácil de usar, mesmo para quem nunca usou antes uma plataforma de gestão médica.
Ferramentas que facilitam a rotina da secretária na GestãoDS
1. Agenda intuitiva e organizada
A agenda é uma das ferramentas mais utilizadas pela secretária. Na GestãoDS, ela é organizada e possui vários recursos.
A visualização clara e intuitiva da agenda permite agendar, remarcar, confirmar ou cancelar consultas com poucos cliques. A secretária consegue enxergar horários disponíveis, encaixes e até bloquear períodos sem complicação.
2. Cadastro de pacientes completo
A área de cadastro de pacientes na GestãoDS foi pensada para ser prática e ao mesmo tempo extremamente completa. Muito além do básico, como nome, CPF e data de nascimento, o sistema permite armazenar informações essenciais que ajudam a clínica a conhecer melhor seus pacientes e a melhorar o relacionamento com eles.
No cadastro, é possível registrar:
- Origem do paciente: saiba exatamente como ele chegou até sua clínica, seja por indicação, campanhas de marketing ou outros meios. Isso ajuda a avaliar quais estratégias estão trazendo resultados.
- Meios de contato: telefones, e-mails e até preferências de comunicação, facilitando lembretes de consultas e campanhas de relacionamento.
- Convênios: registre e gerencie, evitando erros na hora do atendimento e agilizando os processos administrativos.
- Observações adicionais: cada paciente pode ter anotações personalizadas.
3. Comunicação e relacionamento com os pacientes
Manter um bom relacionamento com o paciente é essencial para oferecer uma experiência positiva e conquistar a fidelização. Pensando nisso, o sistema oferece recursos práticos para que a comunicação seja centralizada, organizada e eficiente.
No pré e no pós-atendimento, a secretária pode enviar mensagens personalizadas por e-mail ou pelo nosso WhatsApp Marketing. Essas comunicações podem incluir: orientações importantes antes e depois de cada atendimento, felicitações, agradecimento por indicações, mensagens de follow-up para orçamentos e outros.
Além disso, tem a possibilidade de criar campanhas por e-mail dentro da plataforma, para divulgar novidades da clínica, por exemplo, ou promoções especiais em datas comemorativas.
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👉 Como criar campanhas para pacientes e manter sua clínica sempre com a agenda cheia
4. Confirmação de agendamentos
Enviar mensagens de confirmação de agendamento ajuda a reduzir as faltas e a manter a rotina da clínica mais organizada. Na GestãoDS, esse processo é simples e totalmente integrado à agenda.
O envio das mensagens pode ser feito de forma automática por e-mail e SMS, ou de forma manual pelo WhatsApp, tudo em poucos cliques.
Assim, a clínica evita esquecimentos e garante que o paciente esteja sempre informado sobre seu agendamento.
5. Comunicação entre o(a) médico(a) e a equipe
Uma boa comunicação interna é indispensável para o funcionamento de qualquer clínica. Quando médicos(as) e secretárias conseguem trocar informações de forma eficiente, o resultado é uma equipe mais organizada e um atendimento de maior qualidade.
O sistema da GestãoDS oferece um chat interno que facilita essa comunicação direta entre os usuários do sistema. Além das conversas individuais, é possível criar grupos de conversa com diferentes membros da equipe, em uma dinâmica semelhante à dos grupos de WhatsApp.
6. Criação de atividades para equipe
A criação de atividades é uma ferramenta que ajuda médicos(as) e suas equipes a manterem a organização no acompanhamento dos pacientes.
Com ela, é possível registrar lembretes e tarefas que orientam a equipe e garantem que nenhum detalhe seja esquecido.
O médico pode, por exemplo, solicitar o agendamento de um retorno, pedir que a equipe entre em contato com um paciente interessado em determinado tratamento ou que envie algum exame ou receita a um paciente.
7. Conteúdo e suporte para uma adaptação ainda mais rápida
Com a ajuda da nossa equipe especializada, oferecemos todo o suporte necessário para que a secretária se sinta segura desde o primeiro dia.
Clientes GestãoDS tem:
- Atendimento ágil: nosso suporte responde em até 30 segundos, sempre pronto para esclarecer dúvidas de forma prática e objetiva. De segunda a sexta-feira, das 8h às 18h.
- Treinamento de implementação: a equipe da clínica recebe orientação personalizada, por chamada de vídeo, para aprender a configurar e utilizar os recursos da plataforma.
- Portal de Educação: a secretária e o médico têm acesso a uma biblioteca completa de vídeos de treinamentos gravados. Assim, pode rever os conteúdos quantas vezes quiser e no momento que for mais conveniente.
Essas são apenas algumas das funcionalidades que tornam a GestãoDS uma plataforma tão bem avaliada por secretárias e médicos(as). São ferramentas completas que facilitam a rotina e transformam a gestão dos atendimentos mais organizada.
Se você também quer otimizar processos, melhorar a comunicação com os pacientes e trazer mais organização para sua clínica, entre em contato com nossa equipe e descubra o plano ideal para você e sua equipe.
