Atender pacientes e acompanhá-los sempre fez parte das funções de qualquer médico. Contudo, nesse processo muitos voltavam à consulta apenas por necessidade ou escolhiam determinado profissional por costume ou indicação.
Porém, hoje é diferente e várias pessoas tendem a pesquisar melhor e procurar outro profissional, caso não gostem do atendimento. Nesse sentido, focar em como chamar o paciente para retorno faz toda a diferença.
Neste post, saiba por que esse processo é tão importante para a clínica e confira também 5 dicas para que os seus pacientes retornem ao consultório.
Boa leitura!
Retorno do paciente: por que é importante para a clínica?
Atualmente, mesmo pacientes que têm convênio consideram muitos aspectos antes de marcar uma consulta. As avaliações profissionais, por exemplo, têm grande peso na hora de decidir.
Isso porque não basta o médico realizar um atendimento de qualidade, mas é preciso que a pessoa se sinta confortável na consulta e disposta a desenvolver um relacionamento.
Nesse sentido, se suas expectativas forem frustradas, como qualquer outro tipo de serviço, é fácil que ela encontre outro profissional e não retorne.
Sendo assim, trabalhar com uma boa consulta, mas também investir no retorno do paciente é fundamental para a clínica. Afinal, além de fidelizar essa pessoa, conforme o relacionamento entre médico e paciente se estabelece, haverá mais oportunidades para que ele indique a sua clínica para outras pessoas. Para isso, vale aplicar algumas dicas práticas na rotina do consultório.
Por que os pacientes não retornam espontaneamente?
Diversos fatores influenciam a decisão do paciente de retornar ao consultório. Questões financeiras, esquecimento das datas, falta de percepção sobre a importância do acompanhamento e até mesmo experiências negativas durante o atendimento podem afetar essa decisão.
A comunicação deficitária entre médico e paciente representa uma das principais barreiras. Muitas vezes, o profissional assume que o paciente compreendeu completamente as orientações sobre retorno, quando na realidade isso pode não ter acontecido.
Como chamar o paciente para retorno?
Saber como chamar paciente para retorno não é difícil, mas é um processo que vale o cuidado para que seja realizado de forma adequada, fazendo com que a pessoa reconheça o valor do profissional e seu consultório.
A seguir, confira 8 dicas para conseguir o retorno do paciente!
1. Use o WhatsApp
O WhatsApp é um dos canais mais populares para empresas. Por isso, é importante estruturá-lo para realizar um bom atendimento.
Nesse sentido, você pode usá-lo para entrar em contato depois da consulta, perguntando como está o tratamento e agendando a próxima consulta no momento certo.
💡Por exemplo, configure seu sistema médico para enviar notificações com antecedência adequada:
- 7 dias antes da data sugerida para retorno
- 3 dias antes como segundo lembrete
- No dia seguinte à data perdida, caso o paciente não tenha agendado
2. Faça ligações telefônicas
Uma ligação telefônica é uma forma mais pessoal de contato. Uma voz amigável do outro lado da linha pode fazer toda a diferença, mostrando ao paciente que sua clínica se preocupa com seu bem-estar.
As ligações também são uma excelente oportunidade para esclarecer dúvidas e reforçar a importância de consultas regulares.
Durante a ligação, a recepcionista deve:
- Identificar-se e mencionar o consultório
- Explicar o motivo da ligação
- Oferecer opções de horários para agendamento
- Confirmar dados de contato atualizados
3. Mande SMS
SMS é uma maneira eficiente e direta de lembrar seus pacientes sobre a necessidade de retornar. Por ser um método menos invasivo, muitos pacientes preferem receber comunicações dessa forma.
Certifique-se de que o texto seja claro e direto, incentivando o paciente a entrar em contato para mais informações ou para agendar uma consulta.
4. Envie E-mails
Os e-mails marketing são ideais para enviar informações mais detalhadas, como newsletters, dicas de saúde e lembretes de retorno.
Use esse canal para educar seus pacientes sobre a importância de acompanhamento contínuo e como isso pode impactar positivamente sua saúde a longo prazo.
5. Mantenha os contatos atualizados
Sempre que um paciente for ao consultório, é importante manter seus dados atualizados. Afinal, se o retorno ocorrer em alguns meses, pode ser que e-mail e telefone mudem, o que pode fazer a clínica perder o contato. Por isso, é importante sempre ter mais de um meio de se comunicar com ele.
6. Procure marcar com antecedência
O paciente acabou seu atendimento? Vale a pena oferecer o agendamento da próxima consulta em seguida, mesmo que ela ocorra em alguns meses. Nesse caso, além de ele já se comprometer previamente com o retorno, a equipe clínica atualiza a agenda em tempo real e não precisa procurar pelos pacientes posteriormente.
7. Desenvolva o relacionamento
Para garantir o retorno do paciente, a clínica precisa estar sempre presente. Para isso, depois da consulta, é importante que a equipe faça um pós-atendimento, mostrando preocupação com a pessoa e seu tratamento.
Além disso, mandar mensagens em ocasiões relevantes, como no aniversário do paciente, e alimentar as redes sociais com conteúdo interessante é uma forma de ser lembrado por ele.
8. Utilize as redes sociais
As redes sociais são um excelente meio de manter contato com seus pacientes. Use essas plataformas para compartilhar conteúdos relevantes sobre saúde e bem-estar, além de informações sobre sua clínica e serviços oferecidos.
Como treinar sua recepcionista para chamar o paciente para retorno?
Treinar sua recepcionista para chamar o paciente para retorno é um passo importante para garantir a continuidade do cuidado e para manter a organização da sua clínica.
O primeiro passo é garantir que sua recepcionista entenda completamente o porquê dos retornos serem essenciais. Explique como esses retornos impactam positivamente na saúde do paciente e no sucesso da clínica. Isso vai ajudá-la a comunicar a necessidade do retorno de forma convincente e empática.
O segundo passo é investir em treinamento sobre as diferentes ferramentas de comunicação. Ensine-a a usar softwares de gestão de pacientes, sistemas de agendamento e plataformas de comunicação como e-mails, SMS e WhatsApp. Conhecimento técnico nesses sistemas permitirá que ela maneje as comunicações de forma mais eficiente e profissional.
Por fim, treine sua recepcionista para realmente ouvir os pacientes. Isso melhora a qualidade do atendimento, ajudando a identificar e a lidar com possíveis objeções ao agendamento de um retorno. A habilidade de escutar ativamente também permite que ela personalize a comunicação.
Exemplos de mensagens para chamar paciente para retorno
Abaixo, você encontrará exemplos de mensagens que podem ser utilizadas para chamar o paciente para retorno, cada uma adaptada a diferentes meios de comunicação, garantindo que a mensagem seja recebida e percebida positivamente pelo paciente.
Mensagens via WhatsApp
Mensagem casual:
“Olá, [Nome do Paciente]! 😊 Espero que esteja tudo bem! Gostaríamos de verificar como você está se sentindo e lembrar que está na hora de agendarmos seu retorno. Pode me informar quando seria um bom momento para você?”
Mensagem formal:
“Prezado(a) [Nome do Paciente], esperamos que você esteja bem. É importante realizar um acompanhamento do seu tratamento. Por favor, entre em contato conosco para agendar seu retorno. Estamos à disposição para ajudá-lo(a)!”
Mensagens de SMS
Mensagem breve:
“Oi, [Nome do Paciente]! Só lembrando que está na hora do seu retorno. Ligue para nós: [número do telefone]. Até mais!”
Mensagem informativa:
“Olá, [Nome do Paciente]. Este é um lembrete para o seu retorno na clínica [Nome da Clínica]. É essencial para continuar seu tratamento. Por favor, ligue para [número do telefone] para agendar.”
Ligações telefônicas
Script para a recepcionista:
“Boa tarde, [Nome do Paciente]. Aqui é [Nome da Recepcionista], da clínica [Nome da Clínica]. Tudo bem? Estou ligando para lembrar sobre a importância do seu retorno para acompanhamento. Quando seria conveniente para você agendar uma nova consulta?”
Esses exemplos podem ser adaptados conforme o estilo de comunicação da sua clínica e as preferências pessoais dos seus pacientes. O importante é manter a mensagem clara, amigável e focada na importância do cuidado
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- Integração total: O ChatGDS é totalmente integrado ao sistema da GestãoDS, o que significa que todas as informações dos pacientes estão ao alcance de um clique, otimizando o tempo e melhorando o serviço.
- Respostas rápidas: Com ferramentas de resposta automática e templates personalizáveis, você pode manter um contato constante e eficiente, melhorando a satisfação do paciente e a imagem da clínica.
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