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kanban

O uso de metodologias ágeis como o kanban se popularizou primeiro nas áreas de TI, essa popularização se deu pela necessidade de resolução de problemas de gerenciamento presentes nos mais variados projetos da área.

Por exemplo, nas etapas de produção que não trabalhavam esclarecer os de prazos de entrega ou até a falta de entendimento na comunicação com os clientes ou a própria equipe.

Com os ótimos resultados alcançados, como a melhora na qualidade de serviços prestados e em prazos de produção e entrega.

Além de muitas áreas começaram a usar o método kanban também em seus negócios, como empresas de ACM comunicação visual, consultórios, entre outros segmentos.

Nos consultórios, essa estratégia ganhou muita força, ajudando a otimizar e tornar os processos mais inteligentes com equipes mais preparadas para reduzir ao máximo os erros.

A seguir, explicaremos a definição do método kanban e como ele funciona nos consultórios e clínicas, além de dos tipos de kanban que existem no mercado.

Além disso, mostraremos a relação entre kanban e scrum e por fim, listaremos os maiores benefícios de utilizar o método kanban na rotina de um consultório.

O que é e como funciona o método kanban nos consultórios?

O kanban é uma tecnologia criada por japoneses para otimizar os processamentos visualmente, registrando ações, processos e tarefas de forma mais prática.

Em uma tradução livre kanban no português significa “cartão”, o método representa um sistema simples e visual para fazer uma boa gestão de atividades de um negócio, desde uma fabricadora de adesivo até de uma empresa automotiva.

O método funciona da seguinte maneira: um sistema de cartões de diferentes cores e tamanhos é criado para delegar ou especificar as tarefas de um processo.

É uma maneira de melhorar a visão do objetivo e entender como o fluxo daquele processo deve ocorrer de uma maneira mais fácil, além de deixar mais claro quais as tarefas pendentes, as que estão em produção e as concluídas através do sistema de cores.

Em consultórios, o método vem sendo utilizado através de quadros eletrônicos que otimizam os processos de atendimento dos pacientes, por exemplo.

Também ajuda a controlar a entrada e saída, além de qual profissional está atendendo o paciente, o horário de exames e consultas.

Portanto, se existe a necessidade de retorno, são exemplos de informações que ficam disponíveis para a equipe toda acessar e saber o que está acontecendo no consultório.

Tipos de kanban

Depois de entender como o kanban pode ser usado nos consultórios é necessário saber quais são os tipos de kanban que podem ajudar a otimizar os processos do seu consultório.

Na prática existem alguns formatos que são essenciais para qualquer negócio que use a estratégia kanban, sendo um consultório ou até uma empresa que faz calendário de mesa personalizado, são eles:

Kanban de produção

O kanban de produção é um sistema voltado para a boa organização das tarefas. Ele funciona com o uso de 3 colunas, “pendente”, “em andamento” e “concluído”.

Mas, outras colunas também podem ser acrescentadas ao quadro como uma no caso da necessidade de “retorno para exames”, em um consultório, aliás muitas empresas de criação de banner, por exemplo, já fazem isso de acordo com a sua necessidade.

Essa vertente da estratégia de kanban é usada principalmente por equipes de gestão que normalmente trabalham com prazos de atendimento de pacientes e precisam elevar os níveis de produtividade desse tempo.

Kanban de movimentação

O kanban de movimentação é uma vertente mais utilizada na parte industrial de uma empresa de etiqueta, por exemplo, por ter como objetivo controlar as entradas e saídas de estoque.

Fazendo a organização e a otimização dos vários processos de produção da empresa sem causar atrasos e também sem ter acúmulo de produtos.

Esse método funciona também por meios dos cartões eletrônicos já mencionados, com informações sobre status de um produto, indicação de alertas, indicação de prioridades, entre outros. 

E-kanban

O E-kanban é a versão avançada dessa metodologia japonesa tão usada, é como uma evolução dela, principalmente, por ser colocada em prática através de ferramentas 100% eletrônicas e digitais no gerenciamento de tarefas, serviços e processos.

Algumas das ferramentas mais conhecidas e mais usadas no mercado digital atual são:

  • Trello;
  • Kanban Tool;
  • Jira Software;
  • Kanban Flow;
  • Breeze.

O Trello, por exemplo, é o sistema de gestão mais conhecido no meio atualmente, nele é possível fazer a configuração de cartões com colunas e também coloridos para sinalizar cada etapa da tarefa de produção de letra caixa por exemplo.

Mesmo que o e-kanban não seja considerado por muitos como um dos tipos de kanban e sim uma versão adaptada ao mundo digital dele, é um método que vem se tornando cada vez mais eficiente nos processos de comunicação e realização de tarefas de empresas.

Kanban de estoque

Apesar de não ser muito usado em empresas como as de anúncio busdoor em consultórios, o uso do kanban de estoque ajuda a controlar a quantidade de produtos e a variedade desses mesmos itens no local.

Com ele o gerenciamento de produtos usados por mês é otimizado e garante que a empresa não compre itens desnecessários ou que não deixe de comprar os necessários.

Evitando assim os prejuízos que podem ser causados tanto por falta de produtos quanto por excesso desse mesmo produto.

Fazendo um bom controle do que se compra, fica mais fácil saber no que é preciso de mais atenção caso o estoque acabe ou super lote.

Relação entre kanban e scrum

A discussão entre as eficácias das estratégias de Kanban e Scrum vem sendo comparadas ao longo de muitos anos, pelo objetivo em comum que as duas têm, o de implementar agilidade em empresas e sistemas de projetos de controle de acesso, por exemplo.

As metodologias que são usadas no sistema kanban seguem sendo contínuas e fluindo melhor, enquanto a estratégia usada no sistema scrum baseia-se em sprints feitos por serviços curtos e também estruturados.

A relação desses dois métodos é o ideal de garantir a agilidade e guiar da melhor forma possível os colaboradores independente de qual for o processo da empresa.

Ao implementar essas metodologias ágeis, também é mais fácil oferecer métodos diferentes para os gerentes otimizarem a conclusão de tarefas difíceis de realizar.

Sendo assim, mesmo que sejam nomeadas como práticas diferentes, os princípios e objetivos são em sua grande maioria parecidos ou até os mesmos.

Os dois estilos irão ajudar a melhorar os sistemas de produção, assim como a qualidade do produto, entre outras coisas sem a complicação habitual que grandes mudanças de sistemas geram.

Benefícios de usar o método

Os vários tipos de uso que o Kanban proporciona, trazem uma série de vantagens para as empresas que têm o objetivo de melhorar seus processos e a qualidade das entregas, além de evitar problemas com os prazos.

A seguir, listamos alguns dos maiores benefícios adquiridos pelos empreendedores que adotam a prática do sistema kanban dentro do seu negócio.

Aumento da fluidez no trabalho

Tendo em vista que o uso desse método japonês ajuda na organização e delegação de tarefas de uma forma totalmente mais simples. É possível afirmar que ele traz mais agilidade e fluidez para os fluxos gerais do negócio.

Aumento da produtividade no trabalho

Uma importante vantagem também é o aumento significativo da produtividade das equipes na empresa por adotar essa estratégia. 

Quanto melhor for a organização, a estrutura e as definições dos processos, mais rapidamente as tarefas serão concluídas e entregues.

Eliminação dos obstáculos nos processos

Alguns dos tipos de kanban também beneficiam consideravelmente as empresas porque ajudam elas a eliminar obstáculos difíceis, conforme evitam o acúmulo de tarefas.

Acompanhamento de desempenho geral

É possível acompanhar os status das atividades e também o desempenho da equipe por meio de tabelas criadas com o sistema kanban, seja por meio de cartões físicos ou online.

Otimização de tempo na empresa

Sendo também uma das principais vantagens do uso do sistema kanban, o método de otimização de tempo dos processos melhora ainda mais quando é aplicado por meio de ferramentas que permitem o uso de recursos como os de automatização.

Considerações finais

Sendo assim, entender o conceito do kanban e como ele funciona, são os primeiros passos para começar a melhorar o gerenciamento de tarefas de um consultório.

Isso porque essa metodologia traz inúmeras vantagens e benefícios, além de melhorar a forma de atendimento de pacientes e do controle de funções dos colaboradores.

Para garantir esse é inúmeros outros benefícios é necessário conhecer bem os tipos de kanban que existem e as várias outras estratégias de otimização de um negócio.

Um consultório que usa o método kanban acaba criando uma estrutura mais do que adequada para avançar na criação de procedimentos mais técnicos e modernos na empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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