Um dos principais problemas enfrentados em uma clínica médica pode ser a falta de pacientes, ou até mesmo, a desorganização sobre a vinda deles. Porém, essa situação pode ser resolvida com a escolha de uma boa secretária. No entanto, a pessoa escolhida para a função precisa ser munida de algumas estratégias para otimizar a sua rotina diária.
A seguir vamos apresentar algumas técnicas para que a rotina da secretária possa ser otimizada e aplicar suas habilidades para um funcionamento de sucesso da clínica ou consultório.
Mais que isso: ser parte da gestão de sucesso da sua clínica. Somente com uma gestão organizada é possível economizar tempo e dinheiro, dois pilares principais na área médica.
1. Organização da rotina diária
A primeira estratégia dominada por uma secretária em clínica médica é o contato com a tecnologia. Aqui, não estamos falando apenas de saber ligar o computador, mas utilizá-la de forma a otimizar a rotina.
Com a tecnologia ao nosso alcance, não há desculpa para não usar ferramentas digitais para organizar o dia. Aplicativos como Trello e Microsoft To Do são ótimos para listas de tarefas e lembretes. Essas ferramentas permitem que você visualize suas tarefas de forma clara e organizada, priorizando o que é mais importante.
Estabeleça prioridades
Nem todas as tarefas têm a mesma urgência. Identifique quais atividades são críticas e precisam ser realizadas primeiro. Use a Matriz de Eisenhower para categorizar suas tarefas em quatro quadrantes: urgente e importante, importante mas não urgente, urgente mas não importante, e nem urgente nem importante. Isso ajudará a manter o foco no que realmente importa.
Reserve tempo para interrupções
Mesmo com o melhor planejamento, interrupções são inevitáveis. Reserve blocos de tempo na sua agenda para lidar com questões imprevistas. Isso garantirá que você tenha flexibilidade para resolver problemas sem comprometer seu cronograma.
Exemplo prático 💡
Vamos pensar num dia a dia básico da rotina da secretária. O primeiro passo ao chegar no consultório é organizar um checklist com atividades do dia. Ele é essencial para que tudo seja feito até o fim do expediente.
Para isso, ela pode contar com planilhas e recursos de um smartphone que servem como lembrete diário. No entanto, se ela tiver um software médico de gestão completo poderá manter lembretes para as atividades e a GestãoDS possui essa ferramenta.Seguindo, é importante que os agendamentos estejam organizados. A secretária pode simplesmente anotar numa agenda de papel ou, ainda mais, colocar em um calendário ou planilha do computador. Porém, o software que falamos anteriormente também terá essa funcionalidade fazendo com que de qualquer local, médico e secretária, possam acompanhar os agendamentos.
Ainda falando sobre gestão, é possível realizar uma tarefa muito prática para trazer mais pacientes.
Para isso, seguiremos um simples exemplo: Dr. João está com poucas cirurgias no mês de abril, porém realizou muitas consultas nos últimos meses, fez orçamentos, mas não teve o mesmo número de retorno das operações.
Se a secretária de João possuir essa parte em uma planilha organizada conseguirá mapear os pacientes que não fecharam entrar em contato e buscar mais cirurgias.
Simples, não é mesmo?! Não? Bom, sabemos que a secretária não tinha esses dados cadastrados, então isso já se torna um problema para a clínica. No entanto, João já utiliza a GestãoDS há seis meses e sempre cadastrava os pacientes como Oportunidades.
As oportunidades seriam exatamente esses pacientes: fizeram uma consulta, orçaram uma cirurgia, mas acabaram não marcando no momento. Ao entrar na aba referente ao segmento, João encontrou mais de 40 pacientes aguardando contato.
Bom, era chegada a hora da secretária atuar no contato, buscando aumentar o retorno para que o mês de abril não ficasse negativo.
Esse exemplo só demonstra a necessidade de um software de gestão que atue em frentes diferentes. Ou seja, que consiga resolver problemas relacionados ao prontuário e prescrição eletrônica e que também envolva o relacionamento com o cliente e gestão financeira.
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2. Automatização de tarefas repetitivas
A automatização é uma aliada para otimizar a rotina da secretária. Muitas tarefas diárias são repetitivas e podem ser automatizadas, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Templates de e-mail
Crie templates para os e-mails que você envia com frequência. Respostas a perguntas comuns, confirmações de compromissos e lembretes podem ser pré-formatadas, economizando tempo na redação de novas mensagens.
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Macros e atalhos de teclado
Se você trabalha muito com programas de escritório, aprender a usar macros e atalhos de teclado pode acelerar significativamente suas tarefas. Esses recursos permitem executar comandos repetitivos com apenas alguns cliques ou pressionamentos de tecla.
3. Confirmação de agendamentos dos pacientes
Depois disso, é preciso confirmar os agendamentos. A secretária pode ligar para cada um deles ou, simplesmente, aguardar que eles liguem. Por isso, além de gastar muito mais tempo e até dinheiro com o telefone, opte por um software que tenha o processamento de e-mails e SMS para confirmação de consultas.
Assim, uma tarefa é tirada da rotina e sua secretária poderá auxiliar em tarefas administrativas.
Veja que estamos dando todas essas dicas antes mesmo que o paciente chegue até a clínica! Por isso, tudo precisa estar muito organizado e com tarefas otimizadas.
4. Comunicação com o médico
Nesse ponto, é essencial estar em contato direto com o médico. A secretária e o médico integrados e conectados fazem a diferença para uma clínica de sucesso. Para isso, devem saber como estão todos os processos e pacientes da clínica.
Ferramentas de chat interno
Uma das ferramentas que auxilia nessa comunicação no dia a dia é um chat interno para a clínica. Dessa forma, durante a consulta o médico poderá chamar a secretária sem interromper a conversa.
E mais: passar informações sobre o paciente, sem causar constrangimentos. Essa ferramenta faz parte dos softwares de gestão que apresentam a integração de um prontuário eletrônico com técnicas que envolvem a fidelização e melhor atendimento aos pacientes.
5. Gestão financeira integrada
Alinhado a isso, a gestão financeira pode ser feita com maior atenção utilizando um software de gestão de consultórios médicos. Ao lançar os dados referentes a pagamentos de pacientes ou cobranças de aluguel é possível ter um controle da clínica.
A secretária adiciona as informações no software e o médico acompanha o processo mensalmente. Essa é uma técnica muito utilizada atualmente.
O objetivo principal da secretária é manter o ambiente acolhedor, oferecendo atenção e, até mesmo, tirando todas as dúvidas antes do paciente entrar na consulta. A facilidade de trabalhar com diversas ferramentas tecnológicas é essencial para otimizar o dia a dia de trabalho dentro da clínica.
Conheça o Software Médico da GestãoDS
Se você trabalha em um ambiente de clínica ou consultório, conhecer o software médico da GestãoDS pode ser a solução que você precisa para otimizar sua rotina.
Este software oferece ferramentas avançadas para a gestão de agendamentos, prontuários eletrônicos, envio de lembretes automáticos e muito mais. Ao integrar todas essas funcionalidades em um único sistema, você pode reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e focar no que realmente importa: oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes.
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