Sabe aquela velha história de que a primeira impressão é a que fica? Ela também vale para o seu consultório ou clínica. O seu local de trabalho é também um lugar em que seus pacientes esperam se sentir confortáveis e acolhidos.
Além disso, o ambiente também precisa representar as sensações que você pretende passar para seu paciente. Por esse motivo, manter uma cuidadosa organização da clínica é essencial para demonstrar cortesia, gentileza e empatia para quem procura os seus serviços.
Esse esmero com o conforto e o bem-estar dos seus pacientes é uma das etapas que envolvem um atendimento de excelência.
Afinal, propiciar a melhor das experiências para quem lhe procura demonstra imediatamente seu cuidado e compromisso com a satisfação de quem frequenta o seu consultório.
Quer entender na prática como fazer a organização da clínica? Confira o vídeo que preparamos com dicas para otimizar esse processo
Obviamente, o momento da consulta é o mais importante nessa jornada, mas cercar os pacientes de cuidados é fundamental para complementar a sensação de acolhimento.
Por isso, o mínimo que se espera no ambiente de uma clínica ou consultório – seja na recepção, seja na sala de atendimento, banheiros e locais de circulação – é a organização caprichada.
Fazer essa arrumação e mantê-la pode parecer um desafio para alguns. No entanto, existem métodos que sistematizam essas tarefas e têm ótimos resultados para clínicas e consultórios.
A técnica KonMari, por exemplo, se popularizou na organização de residências, porém ela pode ser muito eficiente para ambientes corporativos.
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Para ajudar a implementar uma rotina de organização da clínica, preparamos este roteiro prático e detalhado
O maior desafio: manter a arrumação
A técnica KonMari foi desenvolvida por Marie Kondo, autora do livro “A Mágica da Arrumação”, e conhecida como a “rainha da arrumação”. Ela recomenda a sistematização da rotina, com a criação de checklists e padrões que podem ser seguidos por toda a sua equipe.
Desta forma, mesmo que somente uma pessoa seja responsável pela organização inicial da clínica, todos os colaboradores devem aprender facilmente como mantê-la.
Mais do que organizar, a técnica KonMari ajuda a descartar o que não tem mais utilidade. Mesmo o que está em bom estado, mas pode ser mais útil para outra pessoa, entra nessa lista como doação.
Para quem já montou o consultório há algum tempo, essa arrumação mais profunda pode ser o momento ideal para rever outros aspectos envolvendo o ambiente, como a necessidade de reformas, eliminação de elementos desnecessários e troca do mobiliário.
Porém, se você está planejando abrir um consultório e quer começar com o pé direito, a organização precisa ser tratada como um ponto-chave.
Manter esse cuidado no dia a dia pode facilitar muito a sua rotina e a da sua equipe, pois isso ajuda o trabalho a fluir com tranquilidade. E os benefícios vão além, facilitando também a vida dos seus pacientes.
Mas essa mudança precisa estar muito bem alinhada entre todos os colaboradores, e especialmente entre médicos e secretárias. Portanto, toda a equipe precisa se envolver no processo de organização e ter em mente as vantagens de se trabalhar em um ambiente mais ordenado e padronizado.
Entenda a técnica para fazer a organização da clínica de forma prática
Essa super arrumação inicial pode ser feita de forma leve e sem exigir esforços desnecessários. Com a ajuda deste pequeno roteiro com 4 dicas, a organização da clínica vai se tornar um processo fácil e integrado à rotina.
Desarrumar para depois colocar tudo em ordem
Antes de tudo, a estrutura principal ambiente precisa estar em ordem. Por isso, é hora de tirar tudo do lugar e livrar o consultório de objetos e móveis que não são mais utilizados, precisam ser trocados ou podem ser doados. A dica é manter somente o que deixa o local alegre, acolhedor e harmônico.
Somente essa separação do que não é mais útil já é capaz de renovar as energias do ambiente, que certamente já vai parecer outro. O próximo passo na organização do consultório é otimizar a arrumação do que ficou.
Para isso, separe em categorias os objetos, utensílios e documentos que precisam ser guardados. Com essa segmentação, vai ficar bem mais fácil armazená-los e saber onde eles estão quando for necessário. Uma dica essencial é usar e abusar de etiquetas para identificar caixas e pastas.
Setorize o armazenamento
Escolha um local bem delimitado para documentos, organizando-os em pastas de acordo com o fluxo de trabalho. Só isso já vai fazer uma diferença enorme no trabalho da sua equipe, além de evitar perdas e extravios.
Separe também um local dedicado aos livros. Aposte na ordem alfabética para manter uma estrutura que permita a localização rápida dos títulos.
Use a técnica FIFO
Depois disso, é hora de cuidar dos medicamentos e estoque. Portanto, é necessário fazer uma seleção criteriosa dos remédios, atentando para a data de validade. Em seguida, disponha-os em caixas ou prateleiras, sempre mantendo os que vão expirar antes na frente.
Nesta etapa, é essencial adotar a técnica FIFO (First In, First Out) que consiste em criar um fluxo. Assim, tudo o que entrar primeiro na clínica precisa sair primeiro. Isso evita desperdícios e otimiza o uso dos recursos. O mesmo vale para todos os itens de estoque que tenham validade.
Reavalie a necessidade de manter itens que não são usados no dia a dia
Chegamos então ao temido depósito. E aqui vale ter ainda mais critério. Por isso, mantenha guardados apenas os itens de que realmente você precisa. Apenas tirar a bagunça de vista é como varrer a sujeira para debaixo do tapete.
E mesmo que você tenha feito uma seleção criteriosa do que seria necessário manter no início do processo de organização da clínica, é preciso avaliar novamente.
Se há objetos que sobraram para serem armazenados em um depósitos, será que eles são realmente necessários? Faça uma nova seleção criteriosa, tentando eliminar de fato o que não tem serventia ou o que simplesmente pode ser útil um dia. As chances de isso acontecer, pode ter certeza, são pequenas.
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Além de todas essas dicas, é essencial lembrar também que contar com a ajuda de uma plataforma integrada de gestão faz toda a diferença na otimização das atividades de uma clínica ou consultório, já que, de cara, você não vai mais precisar se preocupar com papéis, prontuários e cadastros.
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