Faturamento de contas médicas – Como fazer corretamente?

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Você já se deparou com a complexidade do faturamento de contas médicas? Administrar uma clínica ou consultório envolve muito mais do que o atendimento ao paciente. É preciso garantir que todos os serviços prestados sejam corretamente cobrados e pagos. E é aí que entra o faturamento de contas médicas.

Neste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber para fazer e analisar o faturamento da sua clínica. Vamos abordar desde o cadastro dos pacientes até a emissão das faturas e a análise detalhada dos pagamentos. Com essas dicas práticas, você estará preparado para enfrentar os desafios do dia a dia e otimizar a gestão financeira da sua clínica.

Então, se você é médico ou gestor de saúde e quer melhorar a saúde financeira do seu consultório, continue lendo!

médico realizando faturamento de contas médicas

O que é Faturamento de Contas Médicas?

O faturamento de contas médicas envolve a cobrança de serviços médicos prestados aos pacientes, que são repassados para as operadoras de saúde. Esse processo garante que as instituições de saúde recebam o pagamento pelas consultas, exames e tratamentos realizados. 

Além disso, o sistema de faturamento pode variar conforme a legislação de cada região e está sujeito a atualizações nas normas e diretrizes dos órgãos reguladores, exigindo que os profissionais de saúde estejam sempre atualizados.

Como fazer corretamente o faturamento de contas médicas?

Fazer o faturamento de contas médicas de forma correta é fundamental para garantir que a clínica receba pelos serviços prestados sem atrasos ou glosas. Aqui estão os passos para realizar esse processo de maneira eficiente.

1. Cadastro Completo dos Pacientes

O primeiro passo é garantir que todos os dados dos pacientes estejam corretos e atualizados. Isso inclui informações pessoais, detalhes do plano de saúde, e histórico médico. Um cadastro de pacientes completo evita erros e facilita a comunicação com as operadoras de saúde.

2. Codificação Correta dos Procedimentos

Cada procedimento médico deve ser codificado corretamente usando sistemas como o CID (Classificação Internacional de Doenças) e a TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar). A precisão na codificação é essencial para que as faturas sejam aceitas pelos planos de saúde.

3. Documentação Adequada

Toda a documentação referente aos procedimentos realizados deve estar completa e organizada. Isso inclui laudos médicos, prescrições, e registros de atendimentos. A falta de documentação pode resultar em glosas e atrasos nos pagamentos.

4. Emissão das Faturas

Após a codificação e a organização da documentação, é hora de emitir as faturas. Elas devem conter todos os detalhes dos procedimentos realizados, incluindo códigos, datas, e valores. As faturas devem ser claras e detalhadas para evitar questionamentos por parte das operadoras de saúde.

5. Envio e Acompanhamento das Faturas

As faturas devem ser enviadas às operadoras de saúde de acordo com os prazos e requisitos estabelecidos. Após o envio, é importante acompanhar o status das faturas para garantir que foram recebidas e estão sendo processadas. Esse acompanhamento pode ser feito por meio de sistemas de gestão específicos.

6. Análise e Correção de Glosas

As glosas são recusas de pagamento por parte das operadoras de saúde. É importante analisar as glosas recebidas para identificar os motivos e corrigi-los rapidamente. Um sistema de auditoria interna pode ajudar a prevenir erros recorrentes e minimizar as glosas.

Seguindo esses passos, sua clínica pode realizar o faturamento de contas médicas de forma eficiente, garantindo que todos os serviços prestados sejam devidamente cobrados e pagos, contribuindo para a saúde financeira da instituição.

Quais são os códigos e terminologias utilizados no faturamento de contas médicas

No faturamento de contas médicas, a utilização correta de códigos e terminologias é fundamental para garantir que os procedimentos sejam corretamente identificados e cobrados. Vamos explorar alguns dos principais termos e códigos utilizados nesse processo.

  1. CID (Classificação Internacional de Doenças): A Classificação Internacional de Doenças (CID) é um sistema globalmente utilizado para codificar diagnósticos e doenças. Desenvolvido pela Organização Mundial da Saúde (OMS), facilita a padronização dos diagnósticos e a comunicação entre profissionais de saúde e operadoras de planos de saúde.
  2. TUSS (Terminologia Unificada da Saúde Suplementar): A TUSS padroniza os códigos de procedimentos médicos, diagnósticos e tratamentos no Brasil. Ela é necessária para a troca de informações entre prestadores de serviços de saúde e operadoras de planos de saúde, garantindo uniformidade e clareza.
  3. Código TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar): O padrão TISS, criado pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), padroniza a troca de informações entre operadoras de planos de saúde e prestadores de serviços. Inclui guias de consultas, internações e procedimentos, utilizando códigos específicos para cada serviço.
  4. CBHPM (Classificação Brasileira Hierarquizada de Procedimentos Médicos): A CBHPM organiza os procedimentos médicos de acordo com sua complexidade e valor. Essa classificação é usada para determinar os valores a serem cobrados pelos diferentes procedimentos médicos, facilitando a negociação e cobrança junto aos planos de saúde.
  5. XML (Extensible Markup Language): No contexto do faturamento de contas médicas, o XML é utilizado para a troca de informações padronizadas entre sistemas de gestão e operadoras de saúde. Arquivos XML contêm dados estruturados de faturas e permitem a automação e validação de informações de forma eficiente.
  6. CPT (Cobertura Parcial Temporária): A Cobertura Parcial Temporária (CPT) é um período durante o qual o plano de saúde não cobre procedimentos relacionados a doenças ou lesões preexistentes à assinatura do contrato. É uma restrição temporária que deve ser claramente comunicada aos pacientes.
  7. Lote de Faturamento: Um lote de faturamento é um conjunto de faturas agrupadas para serem enviadas simultaneamente a uma operadora de saúde. O uso de lotes facilita a gestão e o acompanhamento das cobranças, permitindo que múltiplas faturas sejam processadas de maneira organizada e eficiente.
  8. Terminologia de Glosas: As glosas são recusas de pagamento por parte das operadoras de saúde devido a erros ou inconsistências nas faturas. Códigos específicos são utilizados para indicar os motivos das glosas, como falta de documentação, erro na codificação ou procedimentos não cobertos pelo plano.
  9. Guias e Formulários: Guias são documentos utilizados para solicitar autorizações e encaminhar informações sobre os atendimentos realizados. Existem diferentes tipos de guias, como guia de consulta, guia de internação e guia de procedimentos, cada uma com seus códigos específicos.

Quais são os erros mais comuns no faturamento de contas médicas?

Mesmo com os melhores esforços, alguns erros comuns podem ocorrer e impactar negativamente a gestão financeira da clínica. Vamos discutir os principais erros e como evitá-los.

1. Codificação Errada dos Procedimentos

Um dos erros mais frequentes é a codificação incorreta dos procedimentos. Utilizar códigos errados ou desatualizados pode resultar em glosas e atrasos no pagamento. É importante que a equipe esteja bem treinada e utilize sempre a codificação mais recente disponível.

2. Falta de Autorização Prévia

Antes de realizar certos procedimentos, é necessário obter a autorização prévia do plano de saúde. A ausência dessa autorização pode levar à recusa de pagamento pela operadora. Garantir que todos os procedimentos tenham as devidas autorizações evita problemas futuros.

3. Falhas na Documentação

Documentação incompleta ou inadequada é outra causa comum de glosas. Certificar-se de que todos os laudos, prescrições e registros de atendimento estejam completos e corretamente preenchidos é fundamental para o sucesso no faturamento.

4. Erros de Comunicação

A falta de comunicação eficaz entre as equipes de atendimento e faturamento pode resultar em erros e duplicação de esforços. Manter uma comunicação clara e constante é essencial para evitar esses problemas e garantir que todos os dados sejam corretamente repassados e registrados.

5. Falta de Atualização nas Normas e Regulamentos

As normas e regulamentos de faturamento de contas médicas estão sempre mudando. Não acompanhar essas atualizações pode levar a erros e não conformidades. É vital manter-se informado sobre as mudanças nas regras dos planos de saúde e ajustar os processos conforme necessário.

6. Processos Manualizados

Ainda muitas clínicas utilizam processos manuais para o faturamento, o que aumenta a chance de erros. A automação de processos com o uso de softwares especializados pode reduzir significativamente os erros e aumentar a eficiência.

Evitar esses erros comuns no faturamento de contas médicas é fundamental para assegurar uma gestão financeira eficiente e eficaz na sua clínica. Investir em treinamento, utilizar ferramentas de automação e manter uma comunicação clara entre as equipes são passos importantes para minimizar problemas e garantir que todos os serviços prestados sejam devidamente cobrados e pagos.

erros comuns no faturamento de contas médicas

Ferramentas e Tecnologias para Auxiliar no Faturamento

A tecnologia tem se mostrado uma aliada no setor de saúde, especialmente no que diz respeito ao faturamento de contas médicas. Utilizar ferramentas e tecnologias adequadas pode otimizar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência. Vamos explorar algumas das principais opções disponíveis.

Software de Gestão de Faturamento

Um software de gestão de faturamento é fundamental para organizar e automatizar todo o processo. Essas ferramentas ajudam a registrar, codificar e acompanhar todas as faturas enviadas às operadoras de saúde. Além disso, permitem a geração de relatórios detalhados que facilitam a análise e a tomada de decisões.

Prontuário Eletrônico

O prontuário eletrônico é uma ferramenta que centraliza todas as informações do paciente em um único lugar. Isso inclui dados de consultas, exames e tratamentos. Com ele, é possível acessar rapidamente as informações necessárias para a codificação dos procedimentos, garantindo precisão e agilidade no faturamento.

Sistemas de Auditoria Eletrônica

Ferramentas de auditoria eletrônica são importantes para verificar a conformidade das faturas antes de enviá-las aos planos de saúde. Elas ajudam a identificar e corrigir erros, minimizando a incidência de glosas e garantindo que todas as faturas estejam corretas.

Ferramentas de Gestão Financeira

Para uma gestão completa, é importante contar com ferramentas que integrem o faturamento ao gerenciamento financeiro da clínica. Essas soluções ajudam a monitorar receitas, despesas e fluxo de caixa, proporcionando uma visão clara da saúde financeira da instituição.

Plataformas de Telerradiologia

A telerradiologia permite que exames de imagem sejam analisados remotamente por especialistas. Essas plataformas facilitam o envio e recebimento de laudos, integrando-se ao sistema de faturamento e agilizando o processo de cobrança pelos serviços realizados.

O faturamento de contas médicas é uma área complexa e vital para a sustentabilidade financeira de clínicas e consultórios. Evitar erros comuns, adotar ferramentas tecnológicas e seguir boas práticas pode transformar a gestão financeira da sua instituição, garantindo que todos os serviços prestados sejam corretamente cobrados e pagos.

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Felipe Ravanello
Sócio fundador e Diretor de Negócios e Crescimento da GestãoDS, sistema de gestão para clínicas e consultórios médicos com mais de 10 mil usuários ativos em todo o país. É mestre em Administração pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Host do podcast Prontuário de Gestão.