checklist

O que faz de uma rotina uma sequência de procedimentos padronizados? A resposta óbvia parece ser a repetição, mas na realidade ela vai bem além disso. Na verdade, é a checagem de ações feita de forma sistemática que garante o andamento correto de uma série de procedimentos. Mas como adotar isso no dia a dia? Basta entender como o checklist pode auxiliar no trabalho em equipe e otimizar a performance de um time ou empresa.

No livro Checklist, como fazer as coisas bem feitas, o médico Atul Gawande relata como as Forças Aliadas, que derrotaram os países do Eixo na segunda Guerra Mundial, passaram a usar do Boeing B-17, (a “fortaleza voadora”), nas ofensivas, apesar do lançamento do modelo ter sido um fracasso. E também como o emprego desse avião fez a diferença no resultado do conflito.

Em outubro de 1935, o major Ployer P. Hill decolou com o recém-lançado Boeing 299 (que depois se transformaria no B-17) sob o olhar de uma plateia de militares ansiosos para ver o colosso voador dominando o espaço aéreo. Mas o que eles presenciaram naquele dia foi um fracasso também gigantesco: a aeronave caiu momentos depois da decolagem.

Veio então o questionamento óbvio: como um avião tão moderno, comandado por um piloto com vasta experiência em combate, não ser capaz de completar o voo inaugural? Ainda mais em condições perfeitas de  equipamento, decolagem e clima, aquele fiasco parecia ainda mais estranho.

Após analisar as causas da queda procurando as mínimas falhas possíveis, os responsáveis pelo relatório final revelaram o que provocou o desastre. Tratava-se de uma falha elementar. O piloto não realizou todas as rotinas de decolagem e segurança de voo. Então, a partir deste momento, ficou clara a necessidade de garantir a checagem de todos os procedimentos de essenciais para a um voo.

Rotina médica: como o checklist pode auxiliar no trabalho em equipe

Não é à toa que justamente um médico tenha tomado como ponto de partida o caso emblemático do Boeing B-17 para falar sobre rotinas de verificação. Tanto na aviação quanto nos cuidados com a saúde, há uma série de pontos e variáveis que precisam ser conferidos de maneira detalhada para assegurar um desfecho seguro, seja na decolagem e na viagem, seja em um tratamento ou cirurgia.

Assim, Gawande não só explica como adotar essa estratégia no dia a dia, mas também deixa claro como como o checklist pode auxiliar no trabalho em equipe de uma forma determinante e eficaz. Por isso, essa ferramenta é praticamente obrigatória para empresas e profissionais que precisam manter e melhorar suas performances de uma maneira prática e simples.

A partir desse pressuposto, o autor extrai lições e conselhos valiosos que podem ser usados nos mais diversos ramos, mas que têm grande relevância para a área da medicina.

Entenda como o checklist pode auxiliar no trabalho em equipe:

1. Simplicidade antes da complexidade

Na aviação, o grande desafio é adaptar e criar rotinas que não dependessem de habilidades excepcionais nem da memória dos pilotos e que garantissem um voo seguro. Esse foi o ponto crucial para a elaboração de uma lista de verificação eficiente e simples ao mesmo tempo. Com isso, os pilotos passaram a utilizar os checklists de condutas antes de cada voo. Os documentos continham todos os pontos que precisavam ser checados antes e durante a viagem.

Mas ao contrário do que a maioria das pessoas costuma pensar, essa lista não tem uma enumeração enorme de ações. Pelo contrário. Trata-se de pontos de conferência simples, porém importantes demais para depender apenas da memória dos pilotos. Desta forma, ela consiste em itens de verificações rápidas que coubessem em uma única folha e pudessem ser analisadas alguns segundos antes de momentos cruciais como decolagem, voo, aterrissagem e manobras em solo.

A definição de genial é tornar o complexo simples.

 Albert Einstein

Apesar da grande complexidade na tarefa de controlar um avião do porte do então desconhecido Boeing 299, o checklist foi considerado o maior responsável por garantir o bom desempenho da aeronave nos anos seguintes. Pelo menos 3 milhões de quilômetros foram percorridos sem acidentes até o avião ser considerado seguro para uso efetivo durante a Segunda Guerra Mundial.

Desde então, os voos civis também passaram a adotar os mesmos protocolos de segurança. Isso certamente preveniu um grande número de acidentes e salvou milhares de vidas.

2. O que os médicos podem aprender com a aviação?

Assim como acontece em um voo, em que qualquer erro pode ser fatal, utilizar um protocolo que reduza a possibilidade de erros e que  tenha eficiência comprovada pode ser essencial para médicos e empreendedores. Para exemplificar isso, Gawande descreve, no livro, como infecções em locais de implantação de cateteres venosos centrais são comuns em pacientes de unidades de terapia intensiva(UTI).

Após analisar dados de vários pacientes, o médico Peter Pronovost percebeu que a maior parte das causas dessas infecções poderia ser evitada com cuidados simples e rotineiros de higiene. Assim, ele criou um checklist rápido e simples, enumerando todos os passos de higiene a serem seguidos pelos profissionais que lidavam com os doentes

Aqueles que não conhecem a história estão fadados a repeti-la.

Edmund Burke

Ao analisar a lista proposta, percebe-se que se trata de instruções óbvias – e de certa forma desconfortantes – para os médicos. É como se fosse necessário lembra-los de passos básicos, a exemplo de lavar as mão e colocar luvas, por exemplo. O objetivo, porém, é outro: os protocolos mais do que provaram como o checklist pode auxiliar no trabalho em equipe.

Durante o meu treinamento para cirurgião geral tive a oportunidade de inserir diversos cateteres venosos centrais. Lembro que, dentro dos kits, existia uma pequena folha de papel com um checklist de cerca de cinco itens, com figuras ilustrativas e uma espécie de passo a passo do procedimento.

Na época, ficava imaginando se isso tinha realmente alguma utilidade, já que eu me sentia totalmente capacitado a cumprir à risca tudo o que estava descrito naquele papel, que mais parecia uma “listinha de padaria”. Para minha surpresa, todas as vezes que ignorava a lista e fazia do meu jeito, sempre pulava alguma etapa. E isso, na prática, aumentava as chances de infecção no paciente.

Pronovost já havia percebido esse tipo de situação muito tempo antes de eu mesmo imaginar a possibilidade de ser médico quando, em 2001, ele implantou essa rotina pela primeira vez no Hospital John Hopkins. Apesar de o protocolo parecer simples, após um ano de implantação do checklist houve uma queda brutal – de 11% para zero – na incidência de infecções em cateter com permanência de 10 dias.

Isso motivou Pronovost a estimular a adoção do checklist em outros hospitais dos EUA.  Em dezembro de 2006, ele escreveu um artigo completo no The New England Journal of Medicine (2) sobre os benefícios da chamada Iniciativa Keystone. O estudo mostrou uma queda nas taxas de infecção de até 66% nos primeiros três meses da adoção do protocolo em hospitais participantes.

Checklist para empreendedores

O risco vem de não saber o que você está fazendo.
Warren Buffett

O benefício evidente de adotar rotinas de checagem sistemáticas, simples e com aplicabilidade já é mais do que evidente nos dias de hoje. Pilotos e médicos entenderam a importância e as vantagens de seguir checklists. Entretanto, será que os empreendedores também absorveram essa ideia?

Geoff Smart, autor do livro Quem?, em seu artigo Management assessment methods in venture capital: An empirical analysis of human capital valuation (3,4), analisou o comportamento de investidores de capital de risco, como os investidores anjo, por exemplo.

Ele percebeu que do ponto de vista deles, existiam diversas formas de se avaliar um negócio e as pessoas que fazem parte da empresa. Assim, Smart classificou os investidores sob diferentes formas a partir da postura deles frente ao processo de análise e escolha de em que e quem investir.

Ele percebeu que, entre todos os investidores analisados, havia um grupo em destaque por apresentar melhores resultados, com até 80% de êxito de retorno sobre o investimento em suas “apostas”. Esse grupo foi batizado de “comandantes de avião”. Seus integrantes utilizavam como rotina de avaliação um checklist de atributos que empresas precisariam ter para receber o investimento.

O uso de checklists pode acabar com a criatividade?

Inovação é a fantástica intersecção entre a imaginação de alguém e a realidade. The problem is, many companies don’t have great imagination, but their view of reality tells them that it’s impossible to do what they imagine

Ron Johnson

A grande verdade é que podemos não gostar de checklists. Eu achava desnecessário ter aquele papelzinho dentro do kit de cateter venoso central, ou ter que checar nome, alergias e se a cirurgia estava correta antes de entrar no bloco cirúrgico. Afinal, aquele era um paciente meu e eu o conhecia bem.

Contudo, a história e a ciência já mostraram para pilotos, médicos e empreendedores que maior que ego é a sua responsabilidade com passageiros, pacientes e dinheiro. A verdade é que não temos o direito de brincar com a sorte por soberba ou preguiça de aplicar métodos simples e fáceis para obter melhores resultados.

Se no passado pessoas extraordinárias e fora de série são as que se arriscavam a todo custo por ter o “dom” do desempenho, hoje valoriza-se mais esses atributos para os momentos de criatividade, inovação e adaptação. Isso tudo, claro, depois que rotinas importantes demais para serem esquecidas ou adaptadas já foram checadas. Afinal, quem vai querer seu médico ou gestor de finanças jogando “all win” com sua saúde ou economias?.

O objetivo dos checklists é justamente libertar a mente do que é ordinário e vital para dar espaço de trabalho aos neurônios criarem o extraordinário exponencial. Grandes líderes sabem disso, e adotam rotinas diárias na vida pessoal, no trabalho e nos negócios. Mesmo os mais excêntricos artistas e pensadores adotavam rotinas sistemáticas para libertar a mente para o criativo.

A lógica, tanto no trabalho de médicos quanto no de empreendedores, é inovar de forma simples com a ajuda de soluções que já existem e se mostram eficazes em outros segmentos.

Referências:

1. Livro: Checklist, Como fazer as coisas bem feitas, de Atul Gawande

2. Artigo no The New England Journal of Medicine: https://www.nejm.org/doi/full/10.1056/nejmoa061115

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