Como treinar sua equipe para utilizar um prontuário eletrônico com eficácia

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Sumário

O prontuário eletrônico é uma ferramenta que facilita o registro, o armazenamento e o acesso às informações dos pacientes em uma clínica ou consultório médico. Ele permite que os profissionais de saúde tenham uma visão integrada e atualizada do histórico clínico, dos exames, das prescrições e dos tratamentos de cada paciente, além de possibilitar a comunicação entre os membros da equipe e a emissão de relatórios e documentos.

No entanto, para que o prontuário online seja usado com eficácia, é preciso que a equipe esteja capacitada e familiarizada com o seu funcionamento. Isso envolve tanto o domínio das funcionalidades técnicas do sistema quanto a compreensão dos benefícios e das responsabilidades que ele traz para a prática médica.

Neste post, vamos apresentar algumas dicas de como treinar sua equipe para usar um prontuário eletrônico com eficácia. Confira!

Escolha um prontuário eletrônico adequado às suas necessidades

Antes de treinar sua equipe, é preciso escolher um prontuário eletrônico que atenda às suas necessidades e às dos seus pacientes. Existem diversos sistemas disponíveis no mercado, com diferentes funcionalidades, preços e níveis de segurança. Por isso, é importante pesquisar e comparar as opções, levando em conta fatores como:

  • facilidade de uso e a intuitividade do sistema;
  • compatibilidade com os dispositivos que você utiliza (computadores, tablets, smartphones); capacidade de armazenamento e a velocidade de acesso aos dados;
  • integração com outros sistemas ou plataformas que você utiliza (agenda online, telemedicina, laboratórios, convênios);
  • conformidade com as normas e os padrões de segurança da informação — como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o Conselho Federal de Medicina (CFM);
  • suporte técnico e o atendimento ao cliente oferecido pelo fornecedor.

Ao escolher um prontuário eletrônico adequado às suas necessidades, você facilita o processo de adaptação e treinamento da sua equipe, além de garantir uma melhor experiência para os seus pacientes.

Quer saber como escolher o prontuário eletrônico ideal para a sua prática médica e como ele pode transformar a gestão do seu consultório? Assista ao vídeo da Ginecologista Dra. Cintia Cunha, onde ela compartilha sua experiência com o software da GestãoDS, focando na utilização do prontuário eletrônico e como os relatórios e gráficos ajudam a identificar áreas para melhorias.

Itens essenciais em um prontuário eletrônico

Segundo o Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo (CREMESP), existem 6 itens indispensáveis em qualquer prontuário eletrônico de qualidade. São eles:

  1. Identificação do paciente;
  2. Anamnese (histórico de sintomas descritos pelo paciente no começo da consulta);
  3. Exame físico;
  4. Hipóteses diagnósticas;
  5. Diagnósticos definitivos;
  6. Tratamentos efetuados.

Defina um cronograma e um responsável pelo treinamento

O próximo passo é definir um cronograma e um responsável pelo treinamento da sua equipe. O cronograma deve levar em conta o tempo disponível, o número de pessoas envolvidas e os objetivos a serem alcançados. O responsável pelo treinamento pode ser alguém da sua própria equipe que já tenha conhecimento sobre o sistema ou um representante do fornecedor do prontuário eletrônico.

O ideal é que o treinamento seja realizado em etapas, começando pelos conceitos básicos e avançando para as funcionalidades mais específicas ou complexas. Além disso, é importante que o treinamento seja prático e interativo, permitindo que os participantes testem o sistema e tirem suas dúvidas.

Estimule a participação e o feedback da equipe

Durante o treinamento, é fundamental estimular a participação e o feedback da equipe. Isso ajuda a identificar as dificuldades, as dúvidas e as sugestões dos profissionais envolvidos, além de aumentar o engajamento e a motivação para usar o prontuário eletrônico.

Uma forma de estimular a participação e o feedback da equipe é criar um canal de comunicação aberto e acessível, onde os profissionais possam compartilhar suas experiências, seus desafios e seus resultados com o uso do sistema.

Outra forma é realizar avaliações periódicas do desempenho da equipe e do sistema, verificando se os objetivos estão sendo cumpridos e se há necessidade de ajustes ou melhorias.

Ofereça suporte contínuo e atualização constante

Por fim, é essencial oferecer suporte contínuo e atualização constante para a sua equipe. O suporte contínuo envolve estar disponível para solucionar quaisquer dúvidas que surgirem, além de acompanhar os indicadores de desempenho do prontuário eletrônico, como o tempo de atendimento, a satisfação dos pacientes e a qualidade dos dados registrados.

Incentive o bom atendimento ao cliente em sua clínica

Parte da função de treinar a equipe de seu consultório envolve compreender que o atendimento de qualidade não se restringe ao corpo médico. Todos os profissionais que atuam na instituição participam da experiência positiva, ou negativa, do paciente.

Então, essa operação engloba desde o primeiro contato por telefone até o momento após a consulta. Mas, como orientar o time corretamente? Veja abaixo.

Atendimento humanizado

O bom atendimento ao cliente é um diferencial competitivo para qualquer clínica. Um paciente satisfeito tende a voltar e indicar seu estabelecimento.

Por isso, é importante incentivar o atendimento humanizado em sua equipe, que consiste em tratar o cliente com respeito, empatia e cordialidade, buscando entender suas necessidades e oferecer soluções adequadas.

O atendimento humanizado valoriza o relacionamento com o cliente e gera confiança e credibilidade para a instituição.

Processos desenhados

Os processos de atendimento são as etapas que o cliente percorre desde o primeiro contato até o pós- atendimento — conforme explicamos logo acima. Eles devem ser planejados de acordo com as necessidades e expectativas dos clientes, bem como os objetivos e recursos da clínica.

Na prática, isso envolve criar um fluxograma de agendamento de consultas, recepção, triagem, consulta, pagamento, emissão de nota fiscal, pesquisa de satisfação, entre outros.

Nessa tarefa, também é importante definir quem são os responsáveis por cada etapa, quais são as atividades e ferramentas envolvidas, qual é o tempo e o custo estimados, quais são os indicadores de desempenho e qualidade, quais são os pontos críticos e as oportunidades de melhoria.

Uso da tecnologia

Explore a tecnologia para integrar os diferentes canais de comunicação com os pacientes, como telefone, e- mail, WhatsApp e redes sociais. Assim, você pode oferecer um serviço mais ágil, personalizado e eficiente, aumentando a satisfação dos clientes.

Pós-atendimento

É importante criar processos de pós-atendimento que garantam a qualidade e a continuidade do relacionamento com o cliente. Alguns exemplos de processos de pós-atendimento são:

  • enviar mensagens de agradecimento;
  • solicitar feedbacks;
  • oferecer descontos ou brindes;
  • fazer lembretes de consultas ou exames;
  • manter um canal de comunicação aberto e eficiente.

Essas ações podem incentivar o cliente a voltar à sua clínica e a se sentir valorizado e cuidado.

Como você percebeu neste artigo, o prontuário eletrônico é uma ferramenta essencial para a modernização da saúde e para a otimização do atendimento ao paciente. Treinar sua equipe para usar um prontuário médico

eletrônico com eficácia é um investimento que traz benefícios tanto para os profissionais quanto para os pacientes.

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Felipe Ravanello
Sócio fundador e Diretor de Negócios e Crescimento da GestãoDS, sistema de gestão para clínicas e consultórios médicos com mais de 10 mil usuários ativos em todo o país. É mestre em Administração pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Host do podcast Prontuário de Gestão.