Já aconteceu de um paciente esquecer a consulta e você descobrir só na hora do atendimento? Ou de a agenda ficar cheia, mas vários horários virarem “buracos” por causa de faltas? Situações assim atrapalham o dia a dia e acabam comprometendo o rendimento da equipe.
Se esse tipo de cenário for comum por aí, vale a pena conhecer como funciona a ferramenta de lembretes por WhatsApp no sistema da GestãoDS.
Ela permite enviar mensagens automáticas ou manuais para lembrar o paciente do atendimento direto pelo WhatsApp, tudo dentro do próprio sistema.
Neste artigo, vamos mostrar como essa funcionalidade funciona na prática. Você vai entender as duas formas de envio, como personalizar a mensagem com os dados da consulta, o que o paciente recebe e como o sistema atualiza a agenda com base nas confirmações ou cancelamentos.
O que é a ferramenta de lembretes no GestãoDS?
A ferramenta de lembretes no GestãoDS permite enviar mensagens automáticas ou manuais via WhatsApp para lembrar os pacientes sobre seus atendimentos. Essas mensagens são disparadas a partir do próprio sistema, sem precisar sair da agenda ou do cadastro de pacientes.
O principal objetivo da funcionalidade é facilitar a comunicação com o paciente e evitar faltas por esquecimento. Ao configurar corretamente, a mensagem de lembrete já puxa dados como nome do paciente, tipo de atendimento, profissional e horário agendado.
O envio pode ser feito de duas formas:
- Diretamente pela agenda, em atendimentos já marcados
- Pelo cadastro de pacientes, onde é possível digitar a mensagem manualmente.
Em ambos os casos, o sistema registra o envio e atualiza o status conforme o paciente confirma ou cancela pelo link recebido.
A ferramenta de lembretes ajuda a manter a agenda mais previsível e reduz a necessidade de ligações ou contatos manuais por parte da equipe. Tudo fica centralizado dentro do sistema, com histórico de envio, confirmação e cancelamento integrado ao prontuário.
Como configurar a mensagem de confirmação no sistema
A ferramenta de lembretes permite configurar uma mensagem automática que será enviada via WhatsApp no momento em que o lembrete for disparado pela agenda.
Essa mensagem é definida individualmente por agenda, ou seja, cada profissional pode ter um texto próprio adaptado ao seu perfil de atendimento.
Para configurar:
- Acesse Agenda.
- Selecione a agenda desejada.
- Clique no ícone de engrenagem (botão laranja).
- Role a tela para baixo até encontrar a opção Configurar SMS/E-mail/WhatsApp
Nesse campo, o sistema aceita variáveis automáticas. Ou seja, é possível escrever um texto base e o sistema substitui as variáveis com os dados corretos de cada agendamento. Veja alguns exemplos:
- [PACIENTE_NOME] → substitui pelo nome do paciente;
- [DATA_ATENDIMENTO] → substitui pela data e hora da consulta;
- [MEDICO_NOME] → substitui pelo nome do profissional;
Exemplo de mensagem configurada:
Olá [PACIENTE_NOME], tudo certo?
Lembrete do seu atendimento com [MEDICO_NOME], agendado para [DATA_ATENDIMENTO] .
Por favor, confirme sua presença clicando no botão abaixo.
Esse modelo evita erros de digitação, padroniza o contato com os pacientes e agiliza a rotina da equipe.
Após o envio, o paciente recebe a mensagem no WhatsApp e pode confirmar ou cancelar com um clique.
O sistema registra essa resposta automaticamente no status do agendamento.
Ações possíveis pelo paciente
Depois de receber a mensagem da ferramenta de lembretes no WhatsApp, o paciente visualiza dois botões: Confirmar atendimento e Cancelar atendimento. Essas ações funcionam de forma direta, sem necessidade de responder manualmente à mensagem.
1. Confirmar atendimento
Ao clicar no botão de confirmação, o sistema atualiza automaticamente o status da consulta na agenda para “Confirmado”.
Isso permite que a equipe acompanhe em tempo real quem já confirmou presença, sem precisar fazer ligações ou enviar novas mensagens.
2. Cancelar atendimento
Se o paciente optar por cancelar, o sistema também registra essa informação no agendamento. O status muda para “Cancelado” e fica visível na agenda.
A equipe pode ser notificada, reorganizar os horários e abrir o espaço para novos pacientes com agilidade.
Essas respostas ficam registradas no histórico do atendimento e podem ser consultadas a qualquer momento. A automação evita falhas de comunicação, economiza tempo da recepção e ajuda a manter a agenda sempre atualizada.
Criação manual de atividades para outros lembretes futuros
A ferramenta de lembretes da GestãoDS também permite criar lembretes manuais para contatos que não estão diretamente vinculados a um atendimento agendado. Isso facilita o acompanhamento de retornos, exames pendentes, confirmações futuras ou qualquer outro tipo de tarefa da equipe.
Para registrar um lembrete manual:
- Acesse o menu Marketing;
- Selecione Oportunidades;
- Clique em Atividades;
- Clique em Nova atividade;
- Selecione o tipo Lembrete WhatsApp;
- Preencha os campos obrigatórios: paciente, data, tipo da atividade e observação.
O campo de observação permite detalhar o motivo do contato ou o conteúdo que deve ser enviado. A equipe pode usar essa área para padronizar a mensagem ou incluir informações relevantes para o próximo atendimento.
Essas atividades ficam listadas em um painel de controle e podem ser filtradas por data, status, profissional responsável e tipo de atividade. O sistema mostra se o lembrete já foi enviado, se aguarda retorno ou se foi concluído.
Essa funcionalidade amplia o uso da ferramenta de lembretes para além da confirmação de consultas, permitindo que a clínica mantenha um relacionamento ativo com os pacientes e acompanhe de perto demandas que não entram automaticamente na agenda.
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Organizar a agenda da clínica, reduzir faltas e manter o paciente informado com o mínimo de esforço, esse é o objetivo da ferramenta de lembretes por WhatsApp no GestãoDS. A funcionalidade automatiza o contato, padroniza as mensagens e atualiza tudo dentro do próprio sistema, sem retrabalho para a equipe.
Se a ideia for ganhar tempo, evitar gaps na agenda e melhorar a experiência do paciente, a ferramenta de lembretes pode ser o próximo passo para modernizar sua clínica.
