O cuidado e a excelência no atendimento ao paciente começa muito antes do atendimento, geralmente no primeiro contato com a secretária, ela é a porta de entrada da clínica. A profissional é o braço direito do(a) médico(a), é ela a responsável pelo contato inicial, gestão da agenda, resolução de dúvidas, organização de documentos e em muitos casos, também pelo processo de pós-atendimento.
Por isso, é importante que a secretária possa contar com recursos que otimizem as demandas da rotina. A automatização de tarefas repetitivas libera tempo para outras atividades e melhora muito a experiência do paciente.
Com esse foco, o ChatGDS foi criado pela GestãoDS para centralizar a comunicação da clínica via WhatsApp, o canal preferido dos pacientes para entrar em contato com clínicas e consultórios médicos. De acordo com a pesquisa Panorama Mobile Time/Opinion Box, divulgada em março de 2024, 98% dos celulares no Brasil tem o WhatsApp.
A solução centraliza, padroniza e automatiza as mensagens, além de ser totalmente integrada à plataforma da GestãoDS. As mensagens podem ser personalizadas por meio de templates, esses modelos passam previamente pela aprovação da Meta, a empresa responsável pelo WhatsApp.
Confira agora as 5 automações essenciais do ChatGDS que garantem um salto na produtividade da sua secretária.
1. Confirmação do agendamento automático
O agendamento de atendimentos é uma das principais funções da secretária e a confirmação de comparecimento é fundamental para evitar faltas. Utilizando o ChatGDS, a equipe configura o envio automático dessa confirmação uma única vez, eliminando o trabalho manual.
A solução, integrada à agenda da GestãoDS, identifica automaticamente as informações do agendamento e programa a mensagem. A secretária pode escolher a antecedência ideal, por exemplo, 24 horas antes do atendimento, para o paciente receber uma mensagem personalizada via WhatsApp.
A mágica da automação ✨
Digamos que o paciente Pedro tenha um atendimento marcado para dia 20, às 15h, o ChatGDS envia automaticamente, usando o WhatsApp da própria clínica, a mensagem de confirmação dia 19, às 15h. A comunicação é personalizada e conta com detalhes do agendamento.
O grande diferencial é que a mensagem inclui botões de confirmação ou cancelamento. Basta o paciente clicar, e o status é atualizado automaticamente na agenda da GestãoDS, sem que a equipe precise tocar no agendamento.
2. Fluxos de mensagens antes e depois do atendimento
Um atendimento de excelência vai muito além de apenas ser bem atendido pelo(a) médico(a). A jornada completa do paciente é importante, do pré ao pós-atendimento!
Tipos de mensagens automatizadas que o ChatGDS realiza o envio:
- 📅Pré-atendimento: orientações para o paciente se preparar antes da consulta.
- 📲Pós-atendimento: Orientações após procedimentos e cirurgias, lembretes de retorno, mensagens de follow-up e solicitação de feedback.
A principal vantagem dos fluxos é a melhora na jornada do paciente. Dessa forma, a clínica cria um vínculo e gera satisfação, tudo isso sem a necessidade de uma intervenção manual no envio.
3. Mensagens automáticas de aniversário e agradecimentos por indicações
Sua equipe nunca mais vai esquecer de datas importantes! Outra poderosa automação do ChatGDS é o envio de mensagens que fortalecem o relacionamento com o paciente.
- 🎈Felicitações para aniversariantes: A partir da data de aniversário do paciente que está cadastrada na plataforma da GestãoDS, no dia do aniversário, o ChatGDS envia a felicitação.
- 🤝 Agradecimento por indicações: No momento do cadastro do paciente, quando a equipe identifica a origem do paciente como indicação e marca quem indicou, o ChatGDS entende essa informação e envia a mensagem ao paciente que realizou a indicação.
4. Envio de campanhas automáticas em massa
O ChatGDS é uma ferramenta de marketing poderosa para quem possui o plano fidelização da GestãoDS. A função de campanhas permite realizar envios em massa pelo WhatsApp de forma rápida e organizada.
A clínica pode aproveitar datas estratégicas para criar campanhas, como por exemplo, o dia das mães. Com um calendário estruturado, é possível planejar as campanhas, segmentar os públicos e disparar no momento mais adequado.
A segmentação do público-alvo é feita por meio de filtros que a equipe define, por exemplo, gênero, idade, orçamentos em aberto e outros.
E você ainda conta com métricas completas! As respostas chegam em tempo real diretamente na sua tela de conversas do ChatGDS. Além disso, é possível acompanhar o desempenho de cada campanha, analisando quais estratégias geram resultados, quanto custam e quais devem ser mantidas ou descartadas.
5. Chega de faltas! Lembrete de agendamento 🔔
Além da mensagem de confirmação, outra comunicação bem importante é o lembrete de agendamento. A mensagem tem como objetivo lembrar o paciente do compromisso, o momento do envio pode ser definido pela equipe.
💡 Sugerimos que a mensagem seja enviada no dia do atendimento, contendo as informações essenciais: dia, hora e localização.
O objetivo é lembrar o paciente do compromisso e minimizar as chances de esquecimento. Além disso, caso o paciente cancele de última hora, ainda é possível tentar fazer um encaixe.
O lembrete de agendamento evita faltas e esquecimento.
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👉 Confirmação de consulta: 8 dicas para reduzir as faltas
O ChatGDS pode mudar a produtividade da sua equipe 🚀
Viu como a rotina da sua equipe pode ficar ainda mais fácil e ter mais qualidade? O ChatGDS é uma combinação de automação, eficiência e segurança. Tudo isso para centralizar e otimizar a comunicação da sua clínica!
Não perca mais tempo e utilize uma plataforma segura de comunicação via WhatsApp, que tem API oficial de Meta e é totalmente integrada ao software médico da GestãoDS.
*O ChatGDS é um produto contratado à parte da plataforma, entre em contato com nossa equipe e saiba mais.
